Se acerca una época del año en la que se genera una excelente combinación de reencuentro de miembros de la empresa y de gastronomía singular, muchas veces combinada con acciones especiales y formativas, enmarcadas habitualmente en un entorno singular, que buscan generar una alteración o «deconstrucción» de la agenda diaria. Bajo este toque especial, y en un proceso que muchas veces ha sido iniciado en manga corta, es donde se halla la gestión de la cena de empresa de Navidad.

Son diversas las marcas que optan por una línea habitual en la que combinan acciones especiales con catering selecto, una opción muy habitual, pero no al alcance de todas las marcas, o fuera de los valores de la entidad.

Recientemente, en el «event management», se ha detectado una tendencia a lo minimalista en estos aspectos, en lo que se trata de impulsar más los valores de la firma, que la cantidad de gastronomía que se ofrece sobre la mesa de un espacio con renombre. Si estás ante esta nueva tendencia, y quieres que tu marca de un giro este año, revisa las siguientes sugerencias que quizá te sean de ayuda:

Avisar de la cena: abrir la puerta al proyecto

Enviar un frío correo electrónico, para avisar de un evento singular es muy aburrido en el siglo XXI, donde cada día vemos múltiples mails. Podemos crear una sesión de fotografías en la que los miembros de la dirección o CEO de la compañía y su Equipo humano, con una imagen más jovial y cercana, inviten a la jornada a la audiencia que tenemos creada. Seguramente que este mensaje no pasará desapercibido, y crearemos así más expectativas en los posibles asistentes. En el primer aviso on line, que redirija al espacio para la confirmación (se sugiere para ello una «landing page» especial en la intranet de la empresa), debe aparecer:

• Fecha límite para confirmación de asistencia.

• Restricciones alimenticias o alergias a productos, con la idea de gestionar un menú. alternativo (lo cual será mu agradecido por vegetarianos, veganos, ovolacteovegetarianos, o personas que precisen un soporte gastronómico especial), huyendo de esta manera de posibles imprevistos y carreras «on site» por parte de la empresa de catering.

• Avance de información del espacio donde tendrá lugar el evento. Se sugiere generar un link en Google Maps para ubicar el espacio, y permitir la geolocalización del evento.

• Espacio para solicitar transporte o logística especial.

• Reserva de alojamiento si procede ( a determinar en el caso de cada proyecto por el Event Manager o Travel Manager de la firma).

Se recomienda un mail «recordatorio» 15 días antes del evento que permita al «Event Manager» cerrar números definitivos con los diferentes proveedores implicados en el proyecto. De esta manera optimizaremos números, lo cual se verá reflejado en el área de «savings».

Mensaje especial para las fechas navideñas

Deseamos felicitar a nuestros invitados, pero ello no siempre ha de ser una imagen fría y genérica de personas desconocidas. ¿Por que no crear un concurso interno de dibujo o fotografía para crear la felicitación de la marca? Impulsar la colaboración de los miembros de la marca, de sus mascotas, de sus hijas e hijos, implicándoles en el concurso y ofreciéndoles la opción de ser la sonrisa que forme parte de la felicitación corporativa navideña, es una forma de impulsar valores como la igualdad, el apoyo a la infancia o la diversidad. El paradigma y prototipo de familia ha cambiado en los últimos años, ¿por que no cambiar la imagen y actualizar la felicitación?

¡Esta convocatoria debe ser prevista con varios meses de antelación y creando unas bases en las que se indique como proceder, como hacer llegar la información y los aspectos legales de cesión de derechos de imagen para el uso que se va a dar! Se sugiere en todo momento ofrecer a cambio algo: pensemos en un viaje, una estancia en un país diferente, una cena singular, o una sesión de compras con «personal shopper», como ejemplos de regalos por la implicación en el proyecto.

Llegar a la cena: ¡alfombra roja internacional!

Pensemos que durante una jornada, juntamos a personas de diversos estilos y nacionalidades, en el caso de empresas donde se crea este ambiente. Podemos aprovechar la acción para el impulso del valor «multiculturalidad», de manera que enseñamos como se viven estas fechas en otros países, donde nuestra marca está presente. ¿Has pensado en crear un photocall de llegada donde exista la opción de acercar las nacionalidades? Podemos juntar al nórdico «Santa Claus», con la italiana «Befana», o con Krampus (criatura del folclore de países alpinos). Con ciertos adornos, gorros y otros elementos, haremos que la llegada sea diferente, y el inicio de la jornada más cálido e interactivo.

Las imágenes que se tomen a lo largo del evento, especialmente en la llegada, pueden ser exhibidas a lo largo de la cena en diferentes pantallas instaladas en el recinto.

Volver a ser niños en unas fechas para niños, aunque seamos mayores: ¿quien es quien?

Estamos ante unas fechas en la que se nos suele despertar el valor «infancia» y nos acordamos de como éramos hace unos años, cuando con un juguete éramos felices y cuando la magia de estas fechas, hacía que «fuéramos mejores para conseguir los regalos deseados». ¿Has pensado alguna vez en hacer un concurso en el que los asistentes al evento aporten una foto de cuando eran niños, y el resto de invitados jueguen a ver si adivinan quien es quien? El cambio del «blanco y negro» al «color» es curioso, y el conocer al Equipo humano desde otra perspectiva, permite un acercamiento a las compañeras y compañeros de trabajo.

Redes sociales: el nuevo álbum fotográfico

Durante la acción «on site», además de las fotografías oficiales que vayamos tomando por parte de fotógrafos especialmente contratados para ello, serán constantes las fotografías realizadas por parte de los asistentes y posiblemente volcadas en redes sociales (de manera pública o privada). Si hemos tematizado la acción, sería óptimo poder crear un hashtag especial para el proyecto y difundirlo para tener el mayor mosaico de imágenes.

También está la opción de solicitar se envíen todas y se puedan ver en la intranet, de manera que el acceso a los datos sea más reducido, y solamente abierto a los miembros de la marca.

Hemos de avisar en todo caso de los derechos de imagen y el uso de las imágenes que se va a realizar por parte de la empresa y el área de Comunicación o Relaciones Públicas.

No todo el mundo puede acudir: ayudemos a otros a que tengan una cena especial estas navidades

Estamos ante un tipo de evento al cual, por circunstancias diversas, no todas las personas que componen el conglomerado de la marca, pueden asistir. Con el objetivo de impulsar el área de RSC (Responsabilidad Social Corporativa), podemos crear la figura del «cubierto solidario». Ofrecemos así la opción de destinar el importe del menú de las personas que no vayan a estar presentes en el evento, a una Asociación con fines sociales, previamente elegida, con al que poder colaborar y evitar carencias de alimentación.

Podemos consultar un amplio listado de ONG’S en este link: http://www.fundaciones.es/es/home

Podemos de ésta sencilla manera ayudar a entidades que se implican en ayudar a:

• Animales

• Asociaciones empresariales, profesionales y sindicales

• Cultura

• Desarrollo socio-económico y comunitario

• Desarrollo y cooperación internacional

• Educación primaria y/o secundaria

• Educación superior

• Emergencia y socorro

• Empleo y formación

• Investigación

• Medio ambiente

• Movilización cívica y defensa de los derechos

• Recreo y deporte

• Religión

• Salud

• Servicios sociales

• Vivienda

Para quien no conozca «FUNDACIONES.ES» indicar que:

Es un directorio on line, promovido por la «Asociación Española de Fundaciones» (AEF), con el fin de poner a disposición de la sociedad la información de las fundaciones españolas de una forma sistemática y organizada.

Se trata de una iniciativa pionera en España que tiene como primer antecedente el Directorio de las Fundaciones Españolas editado en 2007 por la AEF con el apoyo de la Fundación Marcelino Botín.

Con la creación de fundaciones.es se puede acceder a una base de datos completa y actualizada de las fundaciones españolas, así como realizar consultas e informes por ámbitos de actividad, áreas geográficas, tipo de beneficiarios, fecha de constitución, origen de sus órganos de gobierno, entre otros elementos descriptivos.

Cenar de manera interactiva: ¡vuelve a casa vuelve, por navidad!

Nos pasamos el día sentados, en la oficina o hablamos por teléfono y mail, sin poder poner cara a todos los miembros de la empresa, especialmente en el caso de firmas internacionales.

Quizá para poder disfrutar de una velada diferente, en la que como dice el conocido «jingle» de una marca de turrones española «vuelve a casa vuelve, por navidad», sea más aconsejable optar por una cena tipo cocktail, a la que se añada un cóctel de bienvenida, vinculado al estilo navideño y que suponga un primer contacto con la gastronomía.

Pensemos, además, que cada país tiene una plato típico, y quizá el ofrecer una combinación de sabores singulares a la llegada, en el caso de empresas internacionales, sea de ayuda para poder variar ante la habitual copa de cava o vino frío de bienvenida.

Una muestra de cóctel alternativo para ésta fecha es el Glühwein, bebida típica de muchos países del centro y norte de Europa y, aunque es tradición beberla en Navidad, se consume durante todo el invierno. Esta opción de bienvenida ofrece diferentes variedades, pudiendo además crearse sin alcohol. En Inglaterra se conoce como «Mulled» o «Hot Wine», en Alemania como «Glühwein» y en los países escandinavos como «Glögg» con pequeñas diferencias entre ellos. Importante, seguro que es una opción que puede gustar, aunque no a todo el mundo, por lo que se aconseja prever un plan alternativo, analizado previamente y testeado con el catering elegido.

Se rey por un día y hazte niño por unas horas

Muchas son las marcas que generan en este tipo de encuentros una interacción entre los asistentes y optan por crear un juego, el «amigo invisible».En ocasiones, este juego es todo un éxito, aunque en otras muchas, supone un intercambio de objetos que no genera la esperada sonrisa al no acertar con el regalo o detalle, pudiendo ser más un «trasto» que otra cosa, lo que acaba en nuestras manos y almacenamos para nada.

Como alternativa, para el evento de éste año, te proponemos el hecho de ser «Santa Claus», o sentirte como Rey Mago o Reina Maga por una noche, ayudando a un niño que no tenga recursos, en España. Seguramente que, el hecho de recibir un regalo el día de Nochebuena, o la ansiada mañana del día de Reyes, es una sabor de boca que no desaparecerá de tu memoría y te hará viajar a la infancia.

¿Recuerdas como escribías tu carta, eligiendo los regalos que más te gustaban, como la releías para estar segura o seguro de que, quien debía recibirla, entendía perfectamente tus deseos para conseguir ese juego o juguete que tanto ansiabas? Colaborando con alguna de estas ONG’s puedes conseguir un listado de cartas escritas con la misma ilusión por niños necesitados y realizar una recogida de juguetes con antelación, en la sede de la empresa, viendo el resultado en la cena a través de fotografías que se proyecten en los plasmas previstos en el venue.

Puedes consultar un listado de organizaciones sin ánimo de lucro volcadas con la infancia, con las que colaborar en este enlace: https://www.guiaongs.org/directorio/infancia-y-juventud/

Espero que las sugerencias te hayan sido de ayuda para crear un ambiente diferente, Si necesitas ayuda para elegir un venue singular para cenar bajo las estrellas, o comunicar correctamente a tu audiencia, contacta con tu Event Manager.