Eventos ecológicos: respetando el medio

El uso del medio ha de ser valorado en la gestión, diseño y desarrollo de los eventos corporativos que programemos profesionalmente. En ocasiones no pensamos en como un volumen de personas ajeno la habitual puede deteriorar el medio, o por el contrario puede ser de gran ayuda. Desarrollar un plan ecológico vinculado a nuestro evento es en nuestros días fundamental, a la vez que herramienta de promoción para nuestra marca.

En el momento de generar este “plan de marketing verde” para la acción corporativa que estemos proyectando, hemos de pensar en las tres fases del evento: pre evento, evento y post evento. Nuestro plan verde ha de implicar todo el cronograma y ser difundido entre los asistentes al mismo.

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En la primera fase o pre evento hemos de valorar tanto proveedores como instalaciones y materiales que utilizaremos entre otros aspectos. En nuestra selección hemos valorar la sostenibilidad y el impacto que podemos generar con el uso de los mismos.

  • Algunas referencias pueden ser:y medios de transporte existentes, buscando alternativas de bajo consumo o bajo impacto medioambiental.

  • Impacto local sobre su economía, forma de vida y naturaleza, haciendo uso por ejemplo de productos locales que beneficien tanto a la economía local como al uso de productos que pueden estar en detrimento y mediante nuestra acción podamos promocionar, revitalizando y recuperando.

  • Gestión de comunicación ecológica, a través de redes sociales o materiales ecológicos y reciclables.

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En la segunda fase o evento, a la par de desarrollar la acción en si, hemos de implicar a los asistentes desde su llegada en la ecología de la acción así como informarles de los recursos que disponen:

  • Formación previa al staff, que ha de conocer todo el plan, a fin de asesorar correctamente en los procedimientos a asistentes, congresistas, invitados… durante su estancia. La implicación del equipo humano es fundamental en el éxito e implantación desde el minuto cero. Ello ha de ir acompañado de un mailing previo informativo, en el que vayamos haciendo saber cual es la “filosofía” y plan verde que se llevará a cabo on-site durante el evento y los procedimientos a tener en cuenta (tan importante es implicar al equipo humano como a los asistentes).

  • Gestión de eco dossier, entregando la mayor cantidad de datos a través de mailing, USB u otras alternativas que eviten el consumo de papel. En caso de ser necesario optar por impresión en papel reciclado.

  • Uso de productos de gastronomía local, de manera que ahorramos en transporte y en empaquetado, beneficiando a la economía local y difundiendo sus productos entre nuestros invitados. La presencia de los mismos en los diferentes menús servidos, pausa café…son fundamentales. Tengamos en cuenta que los “anfitriones locales” estarán muy orgullosos de poder comentar a sus colegas la bondad de su región, quizás parcialmente desconocida para muchos que acuden.

  • Uso de prendas de algodón y productos naturales para uniformes de staff, así como material textil que se entregue a los asistentes a modo de regalo (camisetas, polo, mochilas…).

  • Generación de puntos de recogida de material, ampliamente distribuidos por los recintos que ocuparemos. Separación de basuras y de desechos. Reducción de residuos. Estos puntos han de estar notoriamente señalizados a fin de permitir el fácil acceso y localización.

  • Entrega de regalos empaquetados en papel reciclado, evitando el consumo de plásticos, que contaminan más.

  • Puntos de consulta de correo electrónico y datos on line generales, de manera que evitemos el consumo de energía y derroche, reduciendo la presencia de ordenadores (varios puntos de acceso en vez de uno por persona). Muchas veces estos puntos de consulta son sponsorizados por alguno de los Patronos o mecenas de la marca.

  • Prensa digital y tablón de anuncios digital, donde aparezcan los diferentes mensajes que vayan generándose a lo largo del evento.

  • Acercamiento a la cultura local y sus manifestaciones folclóricas, como alternativas de ocio durante el programa social y cultural. Ello servirá para dinamizar la cultura de la zona, y ampliar su presencia en la sociedad.

  • Acciones especificas de RSC: plantación de arbolado en zonas que han sufrido desgracias; ayuda por parte de los asistentes a personas necesitadas (posibilidad de donaciones pecuniarias, en forma de alimentos, ropa u otras maneras…); recuperación de entornos desfavorecidos, acciones de alfabetización o acercamiento sanitario, charlas a estratos sociales u otras acciones similares. Un evento corporativo es también una llave de ayuda para personas que no tiene los mismo recursos que los asistentes. En ocasiones recordar, como congresistas, lo afortunados que somos de poder acudir a formarnos nos hace olvidar que otras personas no pueden acceder ni a la mitad de esos recursos, es este el momento de ceder parte de nuestro tiempo.

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En la tercera y última fase o post evento, es fundamental analizar resultados positivos o negativos generados por el proyecto, así como resultado de la llamada huella de carbono (La huella de carbono personal es una herramienta, que permite al individuo evaluar sus emisiones de gases de efecto invernadero). Hemos de conocer el volumen de residuos generados, impacto sobre el medio y el entorno en el que se ha desarrollado nuestro evento. A través de estos datos finales podremos conocer si precisamos corregir posibles desviaciones o implementar nuevas mejoras.

Como se puede ver, las posibilidades son muy amplias y variadas, tan solo hemos de buscar alternativas que sean ajenas a lo estándar y que permitan ayudar a otras personas que han abierto las puertas de sus espacio y ciudades para que celebremos nuestro evento interno, convención o congreso.

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Tags: ecología, eventos verdes, impacto medioambiental, impacto social, dinamización social, huella de carbono

 

 

Eventos internacionales: la importancia de un buen soporte en destino

Vivimos una sociedad global, en la que la comunicación implica acciones de marca tanto nacionales como internacionales. En muchas ocasiones, el desconocimiento de destino o el gran volumen de trabajo obliga, a las marcas a contar con filiales colaborativas en puntos internacionales donde no tienen presencia propia. Es aquí, donde la importancia de una excelente selección de receptivos de marca, va unida a un resultado de gran calidad.

Comunicar implica recibir información de cualquier parte del mundo y gestionarla correctamente, al igual que lanzar y emitir acciones comunicativas en los diferentes continentes países del Mundo. Hemos pasado de una sociedad localizada a un mundo globalizado, en el que las marcas desean estar presentes. Los eventos más locales han pasado a un segundo plano, frente a eventos internacionales que buscan copar la atracción de nuevos mercados en desarrollo y crecimiento por la economía que vivimos desde hace unos años.

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Las firmas de comunicación no siempre cuentan con delegaciones o presencia propia en los cinco continentes, ni pueden cubrir de manera directa, a través de su red de oficinas, todas las ciudades o países en los que se precisa. Es por ello que las agencias de comunicación, a pesar de ser macro-estructuras en muchas ocasiones, han de contar con na red de firmas receptivas en destino y corresponsales que se encarguen de dar ese soporte como si fuesen la misma entidad, siguiendo la filosofía de marca, valores, principio y estilo.

A fin de generar un buen resultado, la selección de estos corresponsales, a los que formar, es un trabajo que ha de realizarse desde el minuto cero de la existencia de la empresa, acordando, por ejemplo, los procedimientos, fechas de entrega de proyecto o el “management fee” a aplicar a los proyectos. Estos son tan solo algunos puntos. Hemos de tener en cuenta que un corresponsal es nuestra imagen en destino, por lo que ha de trabajar y ofrecer la misma calidad de servicio que lo haría nuestra propia agencia en el caso que la situación o el tipo de proyecto no nos permita estar presentes o desplazarnos durante la duración de la acción generada.

Revisar los acuerdos, así como los resultados de esta red de colaboradores es primordial, a fin de saber si nuestros proveedores son acordes al target de Cliente con el que trabajamos, o está desfasada. Hemos de tener en cuenta que cada Cliente o marca precisa un tipo de gestión. Por ello, tener un listado amplio de corresponsales nos permitirá ofrecer a cada firma su atención de manera más personalizada y acorde a las expectativas del proyecto y necesidades en área internacional.

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A ello sumar la necesidad de conocer las tendencias del mercado, así como evolución de las firmas y planes de expansión. Este análisis permitirá estar preparados para abrir mercado y dar soporte en las nuevas áreas de expansión desde el minuto cero, o generar acciones de marketing acordes a la filosofía local, creando un acceso al nuevo mercado y posicionando a nuestra marca Cliente de excelente manera sin que exista posible un rechazo a la compra versus producto local ya existente.

La internacionalización y globalización genera nuevas sinergias, a la vez que la necesidad de estar en constante análisis e investigación. Es por ello que las principales agencias de comunicación cuentan con departamentos especializados en esta búsqueda de colaboradores y en la negociación de acuerdos para ello en todos los destinos previsibles.

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Tags: corresponsal, delegación, internacional