En muchas ocasiones,desde cuando somos más pequeños, no han preguntado ¿y tú, a que te dedicas?. Esta pregunta no siempre es fácil de contestar, ya que los perfiles profesionales han cambiado, y ello ha generado que algunas profesiones actuales sean difíciles de entender, para personas ajenas a nuestro día a día profesional.

A ello, añadir, que algunas empresas, lamentablemente y en muchas ocasiones, viven a espaldas de la población o ciudad en la que se ubican, a pesar que un nutrido grupo de trabajadores y trabajadoras, integren el equipo humano de la marca, con lo que para muchos residentes de la zona, solo vean desde fuera grandes espacios ocupados por grandes fábricas, centros de producción, multinacionales de gran volumen, o factorias “de toda la vida”, pero que al fin y al cabo, lo que hacen y ofrecen, son toda una incógnita; muy a pesar que ven sus productos en diferentes puntos de venta de su “día a día”.

En este panorama, y con la finalidad de acercar la marca a la población, a las familias y amigos del personal que integra la entidad a la que nos vinculadomos, se ha creado por parte de muchas empresas el denominado “Open family day”; una jornada en la cual, los “misteriorosos” recintos abren sus puertas al público, y los propios empleados actúan de “embajadores de marca” hacia personas, invitados e incluso a medios de comunicación, dando a conocer su función, su trabajo y como es el entorno en el que pasan tantas horas laborales de sus vidas.

Estamos en una época del año ideal para realizar este tipo de acción, ya que combinamos el buen tiempo, con las jornadas de amplia luminosidad, en las que podemos programar varias actividades para los diferentes tipos de público que se acogerán durante el día de puertas abiertas. Todo ello supone una previa organización, análisis, diseño de timing y agenda, así como desarrollo de itinerarios, plan de seguridad, previsión de servicios de alimentación, y un largo etcétera de detalles, que han de ser cuidadosamente manipulados por profesionales con antelación.

No debemos olvidar la programación de tareas de nuestros “embajadores de marca”, trainning que hemos de darles, implicación de los mismos, y forma de tratar a los “invitados”. Ello supone la interacción de todos los departamentos de la empresa o marca, desde Comité de Dirección, pasando por el área de Comunicación, Travel Management, Comité de Empresa y Empleados, área de Seguridad… no podemos olvidar ningún detalle, noi dejar cabos sin atar, ya que son eventos que pueden aglomerar un nutrido grupo de personas, directamente relacionado con el tamaño del recinto y el número de trabajadores que forman parte de la marca.

Algunos consejos a tener en cuenta para una buena organización de un “Open Day” podrían ser:

• Programación de la fecha idónea, analizando posibles fechas y decantándose por la que no esté vinculada a un festivo local, a un evento de la marca importante (presencia en ferias, convención interna, reunión de dirección u otros departamentos) que impidan la presencia de todo nuestro Equipo humano, ya que han de estar pendientes de otras acciones de marketing de la marca.

• Valoración de la climatología de la fecha. Estando en verano, hemos de pensar en la previsión de calor y altas temperaturas, y por ello servicios de F&B propios para la fecha y servicios sanitarios. Ello supone analizar posible volumen de visitantes previstos, gratuidades de productos o coste de los mismos (piensa que es un evento “popular”, con lo que las tarifas de los productos a la venta, han de ser acordes a esta filosofía). Habla con tu catering para pedir asesoramiento al respecto.

  En el tema bebidas, prohibe el alcohol; es una jornada festiva, para niños, jóvenes y mayores, pero no una fiesta nocturna. Hemos de ser mesurados y buscar una seguridad para los invitados (pensemos que habrá niños y menores de edad) e indirectamente, estamos trabajando, aunque con un “tono” más festivo e informal.

• Genera y señaliza en el recinto el itinerario que ha de seguir cualquier invitado, indicando y señalizando los puntos de acceso y también zonas limitadas o de acceso restringido. Igualmente, podemos crear itinerarios especiales para aquellas personas que desean visitar algunos otros recintos más específicos (más cortos o más largos), señalizando claramente los mismos. Vigila la seguridad a los accesos y las medidas a tener en cuenta (protección, barreras, cascos, salidas de emergencia, zonas donde puedan haber pendientes… ); en una visita, muchas veces, nos descuidamos y suceden pequeños acidentes e imprevistos por falta de atención. Como profesional de la comunicación y organización de eventos corporativos, ten previsto un equipo de soporte sanitario básico, y un plan de actuación de primeros auxilios. Prevé catenarias, y lineales para organizar las colas de espera si es peciso.

  Ante todo, han de determinarse los espacios a los que se puede acceder, pero también aquellos a los que, por motivos de seguridad, secreto de producto de empresa, u otros, no se pueda acceder. Todo ello va vinculado a unos timmings de acceso en grupos, acciones de seguridad informativas y preventivas y formación de los trabajadores, que será quienes actuarán de “guias” y anfitriones por un día del recinto, que bien conocen, y del cual explicarán los detalles que puedan darse (ojo con los comentarios extras y no procedentes).

• Guión con la información que se ha de dar, aviso de posible prohibición de fotografías o limitación de las mismas si es necesario en algunas zonas. Hemos de velar por el secreto empresarial si existe (en el caso de ciertas empresas, hay productos que estan en fase test y no están en mercado, con lo que no podemos permitir que invitados ajenos a la marca puedan ver esa “información priovilegiada” generando un posible mal uso de la misma). Todo ello, con educación, protocolo y mucha mano izquierda hacia nuestros invitados y asistentes a la jornada.

• Generar un programa de actividades para diferentes edades. Acudirán familias, con niños de distintas edades. No es lo mismo el interés que puede mostrar un jóven de 16 años que un niño de 5 años. Quizás hemos de programar una serie de acciones para edades “más junior”, que vayan vinculadas a una manera de conocer “el trabajo de mi madre” o “el trabajo de mi padre”, o “la oficina donde trabajaba mi abuelo”, y que les sea divertido: dibujos, situaciones divertidas, disfraces, photocall con “gadgets”… Todo ello precisa de profesionales de asesoramiento, consulting y presencia de los mismos en la puesta en escena de la acción. Con este tipo de público, podemos además diseñar un merchadising especial para los más junior, que supondrá un WOM de marca. Revisa que partners te dan soporte en estas acciones.

• Presencia en redes social media de la acción, buscando la interacción pre, durante y post evento a través de varios canales. Todo ello puede ir incentivado, por ejemplo, por el sorteo de paquetes de merchandising “premium” entre las personas que publiquen comentarios, fotos, vídeos… Habla con tu Community Manager y diseña un hashtag atractivo y fácil de recordar yque esté presente en la documentación o cartelería del evento. Valora el contratar para ese día un Wi-FI abierto para invitados que pueda soportar el volumen de conexiones esperado. Seguro que muchos fans de las redes sociales te lo agradecerán positivamente. Testea previamente la capacidad de esta conexión: una caída de la misma generaría múltiples comentarios negativos y muy virales, ¡lo cual no es deseado!.

De cara a acciones de comunicación hemos de pensar en dos canales:

• Canales propios de la marca anfitriona, que han de dar a conocer el proyecto desde tiempo antes, a fin de ir mentalizando a los trabajadores de la misma, buscando su implicación en el proyecto y recordándoles progresivamente las fechas y en que consiste. Tenemos a nuestro alcance canales on line, como puede ser la newsletter corporativa, o mailing, a través del mail corporativo de la marca, por ejemplo. También disponemos de canales off line donde podemos colgar cartelería en los tablones informativos que tenemos en el recinto que nos permitirá desde un primer momento captar la atención de quienes van a ser las estrellas del evento: los trabajadores de la marca.

• Canales externos, vinculados a los medios de comunicación locales, que pueden impulsar la acción, y con los que hemos de contar con tiempo de previsión suficiente, de cara a difundir la acción. Como profesionales de la comunicación corporativa, pensemos que este tipo de acciones son muy humanas, y muestran hacia el exterior una excelente imagen de nuestra marca, a un relativo bajo coste. Es por ello que invitar a los medios, para que incluyan unas líneas o imágenes de un evento que puede aglutinar a más de 1.000 personas, 10.000 ó 30.000 es básico y ha de estar meticulosamente organizado. Diseñemos un kit de prensa especial previo que les enviemos junto a la invitación al evento, así como un dossier de prensa de las jornadas para estos profesionales. Facilitemos su trabajo y preveamos un correcto soporte desde el área de Comunicación Corporativa (quien les va a atender, donde les podemos recibir, fotografías profesionales y copia de nuestra imagen corporativa de alta calidad…), detalles que son muy valorados y nos posicionan como marca organizada y previsora.

Un evento de este tipo, precisa, evitar errores. Aquí unas muestra de 7 errores a no tener, cuando haces un evento “puertas abiertas”

1. Escatimar sobre la publicidad de tu evento corporativo

Asegúrate de difundir adecuadamente la información de tu evento: Folletos, carteles, publicidad en revistas, anuncios en Google, correos a residentes en la zona…. Haz lo que suele funcionar mejor según tu experiencia en tu área. Pero cuidado con los folletos o anuncios, ya que llevan tu imagen, así que nunca buzonees fotocopias o folletos demasiados pequeños. Tampoco uses un viejo dibujo para una publicidad en una revista. Hacer un diseño bonito para tu publicidad será un dinero muy bien invertido. Tener en tu página web un apartado “puertas abiertas” con detalles de tu evento es también fundamental. Parece obvio, pero lamentablemente sigue sucediendo. Controla la imagen de marca y el uso de logos actuales, “slogan” o claim, y colores corporativos correctos.

2. No dar a la gente una información completa de a que nos dedicamos, o “que hacen nuestros profesionales”

Las personas que visitan el recinto, desean irse del mismo con una idea clara de lo que ofreces y cuáles son tus diferencias frente al resto de productos del mercado. Prepara como profesional un listado de FQA para entrenar a los que serán los “embajadores de marca”, a fin sepan responder de mara correcta y con un estilo acorde a la firma.

Haz un ensayo, testea e incentiva a tus “colaboradores”. Han de sentirse agusto, pero han de saber como actuar en todo momento y de que manera.

3. Dejar que la gente vaya a cualquier sitio sin ser acompañados.

Como se ha dicho antes, “Puertas abiertas” no significa “descontrol”. En cuanto lleguen los visitantes, se han de crear grupos mesurables y controlables, para hacer una visita guiada del espacio. Ningún visitante (sea de la edad que sea) tiene que estar sin acompañante. Hemos de preveer material necesiario para personas con dificultades de movimiento, o espacios donde descansar, dejar coches de bebé…

Ante posibles personas que se pierdan, crea espacios “lost and found” o puntos de encuentro, asistidos por profesionales. Piensa que posiblemente necesitarás, si el recinto es amplio, megafonía extra. Diseña un plan de actuación ante estas situaciones y valora quien estará al cargo de las mismas. Centraliza si es posible todas las incidencias en un teléfono especial multilínea, que debe tener todo el mundo para emergencias o imprevistos.

4. No tomar nota de la gente que han venido y evaluar su grado de interés o motivos de visita.

Analizar que es lo que más interesa y por qué han visitado el espacio. A la salida de la visita, opta por hacer una breve encuesta con tablet, escucha que se puede mejorar, cuales son los recintos más interesnates y que han sido más demandados (si ha existido algún overbooking de espacio, cual ha sido el motivo…) u otros. Se precisa para ello tomar datos, escuchar comentarios, que sean redactados, y luego analizados. Si han exisitido errores o no se han cumplido objetivos y expectativas, es muy importante saberlo (causas y soluciones), sobre todo de cara a futuras acciones similares de la firma.

5. No tener personal suficiente.

En este tipo de jornada, es difícil prever con antelación cuántas personas vendrán. Mejor que tengas todo a tu personal para asegurar un acompañamiento óptimo de los visitantes y así dar una imagen de organización eficiente.

Es mejor que sobre staff en algunos momentos, a que los invitados que acuden al recinto se vean desatendidos por personal de soporte. Daríamos una imagen de desorganización y desmotivaría a aquellas personas que han generado unas expectativas sobre el evento y sobre nuestra marca. Todo ello puede suponer una degradación de nuestra imagen de marca y productos hacia nuestros posibles consumidores (lo malo y negativo se conoce con mucha más rapidez que lo positivo… ¡ten cuidado!).

Uniforma a tu equipo de manera correcta. cómodo, “casual” pero indumentaria que les permita ser fácilmente localizados por los asistentes que puedan precisar de su ayuda. Haz uso de tu branding y colores corporativos, y piensa en la época del año, las temperaturas y las ubicaciones de las personas. ¡Una buena imagen es fundamental! Prevee tallas, unidades extras para calzado, camisetas, chalecos, corbatas… a lo largo de la jornada pueden mancharse o sufrir un incidente y podemos necesitar material. Mejor que sobren unas pocas unidades a lamentarse de no haber encargado producto extra a nuestro proveedor. Testea previamente calidades, tallas e imagen global. No lo dejes para el último momento cuando no hay tiempo de reacción.

6. No prever un regalo o una atención para los que te hayan visitado.

Los visitantes que han venido a conocernos, tienen que irse con algo más que un sólo folleto con tus servicios. ¿Porqué no regalarles un imán con tu logo, un peluche mascota de la marca, etc….? O bien organizar durante la jornada la actuación de un payaso o un cuentacuentos o marionetas para los más pequeños, o un taller, una conferencia o varias, para personas más mayores. La idea es dejar una huella positiva en la mente de nuestros invitados. Una persona que se ha molestado en venir siempre merece una atención especial.

7. No hacer seguimiento.

Solo por una cuestión de respeto, deberías mandar como mínimo un correo electrónico de agradecimiento (si has generado base de datos on line del evento). No un correo largo, sino unas breves líneas de agradecimiento y un pequeño mensaje positivo.

Igualmente podemos agradecer en medios corporativos internos la presencia de invitados, así como la colaboración de nuestros trabajadores, que seguramente han dado lo mejor de sí mismos, para explicar que hacen cada día que van a trabajar, en que consiste su trabajo, y porqué siguen motivados e ilusionados con la marca.

La presencia en medios de comunicación de la zona también es importante. Un breve editorial y un agradecimiento por parte de Presidencia a todas aquellas personas que se han interesado en conocernos mejor, es fundamental. Apóyalo con imágenes del evento y de los invitados (por ello que la presencia de varios cámaras y fotóigrafos profesionales durante el mismo es básica). Pensemos que son inversiones desde el área de marketing de la entidad a largo plazo.

Ante todo: estamos ante un tipo de evento que no está buscando ganar dinero, sino en dar a conocer nuestra marca, nuestros productos, y en implicar a nuestro grupo de empleados de manera diferente, en darnos a conocer a su círculo social. El resultado puede ser excelente, ello dependerá de la calidad de organización y preparación del mismo. No improvises, ensaya y prepara las cosas, y sobre todo. adelántate a los posibles focos de peligro. Se profesional y confía en profesionales. El resultado de una gestión no coherente puede ser excelente (con suerte) o pero también muy desastroso, está en tus manos.

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Tags: jornada de puertas abiertas, “open family day”, evento, social media, verano

Diciembre, final de año, última hoja del calendario y locura para muchas personas… ¿no se nota un cambio en la empresa en estas fechas? Muchas entidades y marcas generan en las últimas semanas de mes una presentación de los resultados de año, y un avance de los objetivos del próximo plan de comunicación, ventas y marketing, vinculado a la economía de la empresa, todo ello unido al reencuentro del Equipo humano que compone la marca.

En algunos casos, se trata de una mini convención interna de un día, en otros casos un breve evento nocturno, que abre las puertas a los miembros de la entidad de manera distendida, pero en todos, una gestión de comunicación y una previsión de espacios, servicios de catering y restauración así como elección de lugares donde reunir a varios invitados, desde unas decenas a varias centenas.

Muchas empresas prevé en este tipo de acto con antelación, al suponer una combinación de servicios de comunicación interna, logística para el evento, y mezcla de varios proveedores bajo un mismo objetivo en unas fechas críticas. Pero no son pocas las empresas, que siguiendo el “modus operandi” español, se encuentra con el “problema” sin solucionar a tan solo unas semanas del mismo… y están al borde de un ataque de nervios pensando «Houston, we have a problem»!. Sea cual sea la situación que vives, estés en la posición de Event Manager, Travel Assistant o Meeting Planner, a continuación algunos consejos de como tratar de realizar un evento diferente:

• Se pragmático: en ocasiones tendemos a complicarnos cuando lo más sencillo es lo mejor. Ante todo la imagen de la marca que representamos y los valores, así como su política de eventos: ¿la conocemos? ¿sabemos los límites? Evitemos situaciones incorrectas, despilfarros y una mala imagen que perdurará en boca de los miembros del Equipo, en épocas de despidos laborales, reducción salarial o recortes internos. Seamos lógicos

• Trata de adelantarte al problema: si precisamos un espacio donde reunirnos y un posterior cocktail, pensemos que seguramente vamos a necesitar soporte de audiovisuales, posiblemente transporte o parking para los invitados, staff de apoyo durante el evento on site (azafatas y azafatos, animadores, Dj, profesionales de audio e imagen, fotógrafos…). Son días de mucho movimiento y numerosos eventos, no lo dejemos para última hora. Cuidamos aquí la imagen de nuestra marca y seleccionemos o vistamos a estos profesionales con los colores o estilo acorde a nuestra empresa; durante unas horas también son miembros de la plantilla y hemos de cuidar la imagen que transmiten durante su colaboración. A ello añadir el conocer, en casos de compartir espacios, que otras marcas están en el recinto… ¡no todas las empresas quieren tener a su competencia cerca cuando se comentan ciertos temas internos por confidencialidad, aunque estamos a puertas de Navidad! (¡mucha precación!, consulta a tus proveedores sobre los datos que te pueden dar al respecto, antes de confirmar servicios).

• La gastronomía no es igual para todos, ¿has probado lo que se va a servir? Una prueba de menú previa días antes del evento, puede evitar numerosos problemas, especialmente si entre nuestros invitados hay miembros de varias culturas, varias religiones, o personas con necesidades alimenticias especiales (veganos, vegetarianos, alérgicos a gluten…). Trata de conocer a tus invitadas e invitados, y en tu check list, así como listado general, incluye un apartado especial para estas personas, las cuales te estarán muy agradecidas y con quienes ganarás varios puntos profesionales por ese toque especial que hará más agradable su velada.

• Busca espacios útiles, de fácil acceso para todos: entrar o salir de un recinto puede ser muy complicado, bien por barreras arquitectónicas, bien por la localización – ubicación fuera de las principales vías urbanas del venue, sala u hotel. La proximidad a medios de transporte público, paradas de taxi, así como la existencia de zonas de acceso para personas con movilidad reducida han de ser siempre valoradas. Plantéate incluso si ofrecer en el evento un servicio de shuttle bus desde el venue hasta el centro de la ciudad a una hora concreta: un pequeño gasto que quienes deban volver pronto lo agradecerán. Piensa además que son fechas en las que el consumo de alcohol se dispara, y nos podemos ver afectados por otra persona en nuestro regreso a casa, algo que empañaría el evento. Pide presupuesto a tus colaboradores y analiza números.

• ¿Protocolo rígido o infomalidad? ¿dress code? ¿evento privado para miembros de la empresa o abierto a la presencia de acompañantes? Son algunas de las preguntas que se plantean los asistentes de cara a su organización y han de darse respuestas informativas: incluye datos en el mailing – invitacion electrónica que hagas llegar, de manera que evites recibir llamadas innecesarias o dudas de última hora.

• Por ejemplo, hay ya muchas empresas, que optan por eventos abiertos a la familia de los asistentes al celebrarlo en horarios de fin de semana (sábado) por tener una política que potencia la convivencia trabajo-familia, frente a marcas que realizan eventos exclusivos, cerrados a los miembros de la empresa, ya que mezclan datos de trabajo y presentaciones de detalles que no pueden ser conocidas por personal ajeno. Analiza la situación de tu empresa y valora que hacer en este caso. En ocasiones hay marcas que quieren cambiar y pasar de una visión a otra; si aún estás a tiempo y combina con los valores de tu empresa ¡plantéalo!

• Añadir además, que no todos los eventos suponen etiqueta o un “map seating”, sino que se abren a acciones tipo cocktail y buffet de pie, en las que se busca la interactuación de los invitados, de manera que los círculos de personas no siempre sean los mismos. “Humanizamos” la acción, y son los directivos los que han de dar ejemplo en ello. Muchas veces los altos cargos desean una aproximación a sus empleados, y una sencilla conversación de 5 minutos preocupándose por como va todo fuera del trabajo genera una sonrisa sobre los trabajadores de niveles inferiores al CEO, los cuales a veces piensan que el Manager ni les conoce. Si generamos una rígida cena sentados no lo conseguirán, y será mucho más incómodo.

• ¿Bienvenida formal o interactuación con juegos entre los invitados? A veces llegamos al recinto elegido para la cena (siempre que no exista reunión previa), y una gran parte de los invitados, a pesar de compartir despacho ni se conocen, o solamente han hablado por teléfono al estar en otras delegaciones. ¿Por que no realizar un juego dinámico de unos 5- 10 minutos que rompa el hielo a la llegada, y suponga la búsqueda de tu “pareja” basada, por ejemplo, en personajes famosos, países u otra temática vinculada con los productos de la marca? Pensemos que estamos iniciando un evento que busca la diversión… ¡tratemos de que sea desde el principio¡. Podemos añadir un photocall con la imagen de marca y algunos artículos navideños – complementos con los que vestirse y hacer las fotografías más divertidas.

• Detalles y gasto global ¿Lujo asiático realmente necesario o precupación por la realidad social cercana?. Muchas marcas apuestan por la RSC, de manera que parte del presupuesto que se destina a estos eventos corporativos, especialmente en estas fechas, se desvía a Fundaciones y Entidades que dan soporte a nivel local, nacional o internacional, uniéndose y ayudando a los más desfavorecidos. El mero hecho de derivar un 10% del presupuesto del evento, a un proyecto gestionado por alguna de estas entidades, puede hacer mucho y demostrar que la marca a la que nos vinculamos o representamos, “piensa mucho en los demás”.en estos momentos de crisis económica Si hemos de hacer un regalo simbólico a nuestros invitados, el que sea un artículo diseñado por ejemplo por personas con alguna deficiencia psicológia / motriz, artistas locales (no grandes marcas) u ONG’s, supone otra importante vía de colaboración, en la cual nuestra empresa realza sus valores y política interna de Responsabilidad Social Corporativa. Puedes consultar un listado de las marcas con las que colaborar en este aspecto, por ejemplo, en http://www.aecid.es/ES o en http://ong.consumer.es/alfabeticamente/

Cada empresa, entidad, sector, o grupo laboral es un mundo. Sea cual sea en el que estés, trata ante todo de disfrutar del momento y generar un buen recuerdo en tus compañeros y colaboradores. Si no puedes con todo, delega o confía en profesionales que te asesoren (te ahorrarán numerosos quebraderos de cabeza, a la par que podrán ofrecerte interesantes tarifas negociadas especialmente, junto a un servicio personalizado en muchos aspectos).

Y si afortunadamente, en esta ocasión eres parte del grupo invitado, o una de las invitadas a este evento corporativo:

• Recuerda revista tu vestuario (acorde al momento y, o al lugar donde acudes, sin acudir a extremos). Evita llamar la atención; no deja de ser una reunión profesional.

• Vigila las redes sociales, durante la cena, y después de la misma. Configura la privacidad de tus perfiles en Social Media, con el fin de impedir que las fotos en las que te etiqueten aparezcan en tu biografía sin tu permiso previo.

• Se prudente, si eres tú el que hace las fotos, no subas a las redes sociales las que puedan poner a tus compañeros en un compromiso. De lo contrario, corres el riesgo de que te la devuelvan el año que viene…

• Evita los temas de conversación conflictivos, como la política o la religión, con aquellos compañeros con los que no tengas mucha relación.

• Aprovecha para hacer contactos y conocer a compañeros de otros departamentos, pero manteniendo la formalidad propia del ámbito profesional.

• Sé discreto y no critiques por la espalda a ninguno de tus compañeros; la desinhibición propia del momento te hará decir cosas que es mejor guardarse para uno mismo. Puedes arrepentirte dias después de algún comentario…

• No aproveches para hablar de aumentos salariales con las personas que gestionen estos aspectos: no es el momento ni el lugar.

• Agradece su trabajo a los organizadores del evento, sin estas personas, lo que estás disfrutanto no sería posible, y son profesionales que valorarán tu reconocimiento.

• Si notas que el alcohol se te ha subido a la cabeza, evita que vaya a más: coge un taxi (no conduzcas tú vehículo), y vuelve a casa antes de que puedas arrepentirte.

• Si a pesar de los reiterados avisos, montas un “numerito” en la cena de empresa, sé consecuente y discúlpate con tus compañeros llevando el desayuno a la oficina el día siguiente para limar asperezas.

Y es que, quieras o no, de esa noche de Diciembre, se va a hablar, y durante varios días, a tu alrededor, con opiniones para todo… es lo que tiene este país…

Tags: celebraciones, eventos, Navidad, comunicación, marketing corporativo, profesionalidad, previsión.

Fuente de imágenes: Fotolia http://es.fotolia.com

Se acerca una fecha esperada por todos en la empresa. Un hito a lo largo del año, que supone un encuentro de una gran parte de los integrantes de la marca, sea a nivel nacional, sea a nivel internacional. Durante un breve lapso de tiempo de tres o cuatro días, el encuentro entre personas y la puesta en común de ideas en la «convención interna», se verá envuelta de una serie de actividades que buscan generar un excelente recuerdo de este periodo de trabajo intenso.

Durante varios años, las grandes marcas diseñaban grandes acciones corporativas, en las que generar un itinerario de trabajo anual, o inculcar un objetivo de ventas global, eran algunos de los pilares prioritarios. Para muchos, la Convención Anual de ventas ha sido, en muchas ocasiones, más una tortura numérica que un motivo de alegría. Por ello, el grado de atención en las distintas jornadas y reuniones que componían estos eventos, iba decreciendo, viéndose tan solo alterado, en los momentos en los que se hacia un alto en la jornada para disfrutar de una opípara comida o una intensa cena de gala como colofón del día.

Desde hace unos años, y tal como ha pasado en los Congresos profesionales, los objetivos han cambiado, al igual que el enfoque que se da al evento. No dejemos de pensar que estamos trabajando con personas, no con máquinas que devoran información u objeto de deseo de sponsors.

Analizando varios de los proyectos de este tipo,gestionados profesionalmente en los últimos años, a nivel de organización, logística y puesta en escena se puede ver como:

• Las Convenciones de empresa son más concentradas.Se generan micro cápsulas informativas, de manera que la información se da de manera intensa pero más especializada. Buscamos evitar lo superfluo e innecesario, de manera que no agotamos la mente y la paciencia de nuestros invitados ni ocupamos el tiempo con largas sesiones paralelas en diferentes break outs. Como dice la máxima del escritor Baltasar Gracián «lo bueno si breve, dos veces bueno».
• Si deseamos ofrecer una información muy específica, aparecen las Master Class, charlas muy específicas ofrecidas por profesionales dentro de la marca o invitados externos. A ello se suman los “PechaKucha”, bien en formato 20×20 y con un toque creativo, o bien en versión ampliada con una duración de unos seis minutos como máximo.

• Las distancias se acortan, y se buscan lugares realistas. Se huye de macro resorts a pie de playa para macro grupos. ¿Para que viajar a un paraje ideal, ubicados a 5 horas de vuelo de nuestro punto de origen, si vamos principalmente a trabajar?. Se valoran más el uso de destinos de tamaño medio, bien comunicados, que permitan desarrollar el programa, e implicarse con la población y el entorno. A ello sumar la imagen que daría una empresa en reducción de personal humano y gasto desmesurado en eventos corporativos internos.

• Muchas marcas se decantan por la parte de Responsabilidad Social Corporativa. Durante muchos años empresas de diversos sectores económicos han generado grandes inversiones en comunicación interna que no han tenido el ROI esperado. Es por ello que desde hace un tiempo, muchas firmas optan por ayudar a los entornos menos favorecidos de muchas maneras: donaciones a entidades a cambio de colaboración o cesión de espacios para el uso de actividades (es el caso del uso de recintos universitarios, espacios monumentales en hospitales y conventos que habitualmente están cerrados…), visitas de la mano de lugareños y degustación de productos locales (por poner un ejemplo, ¿quien mejor que un agricultor para explicarnos el origen de los productos que una firma de alimentación distribuye, o el tratamiento que se da a las cepas que una empresa vitivinícola usa como base para sus vinos o cavas?).

• El deporte se ha convertido en una válvula de escape y un motivo de unión entre los asistentes a una Convención. No es extraño ver sesiones de yoga a primera hora de la mañana para los asistentes, o partidos de diversos deportes como fútbol o baloncesto en los que interactúan directivos y trabajadores de diversos niveles. No olvidemos que trabajamos con personas que les gusta sentirse como tal, no como un objeto intocable. Una pequeña «liguilla» de dos días de duración post sesión de trabajo, es una excelente manera de liberar tensiones y de acercar humanamente a nuestros invitados.

• Aperturismo a las nuevas generaciones: aparecen momentos para los más «junior». Pasamos de ver como solo los más veteranos en la marca tienen voz y voto, a ceder tiempo y presencia a los más jóvenes, que desean exponer sus ideas, inquietudes y sugerencias de posibles cambios. Escuchar, es tan importante como hablar, y las opiniones de los nuevos miembros de la empresa pueden ser de gran utilidad para proyectos que se están iniciando, o que se pueden poner en marcha. De esta manera surgen paneles para que puedan exponer sus sugerencias tanto de manera presencial como virtual gracias a las redes sociales.

Estas son solo algunas de las diferencias que podemos encontrar en las convenciones actuales. Más frescas, menos herméticas y más humanas que las vividas años atrás. Para muchos la crisis económica que nos envuelve, ha servido para dar un giro y recordarnos como un trato de tu a tú en el trabajo es mas agradable.

No necesitamos únicamente de grandes macro eventos para llevarnos un buen recuerdo y seguir estando orgullosos de la marca a la que pertenecemos y respetamos. Últimamente el saber que somos un Equipo de personas dispuestas a contactar con personas, y vernos como tal, es la mejor huella que nos puede generar este tipo de acciones de marketing.

Y tu, ¿ya sabes como enfocar tu próxima convención empresarial? ¿Seguirás la línea más clásica o te decantas por innovar y ofrecer un aire más fresco y actual a la marca que representas?

Tags: encuentro, trabajo, RSC, formación, puesta en común, realismo, redes sociales, evento interno, marketing