Organizar un evento institucional no es nada fácil, aunque lo parezca desde fuera, y casi todo se rija en el caso de las precedencias, por el Real Decreto 2099/1983, en el que se regula el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado, y un referente en el Protocolo.
Hace unos días lo hemos visto tras lo sucedido en Madrid, y acto sobre el cual se han manifestado diversas entidades públicas y profesionales del sector, grandes expertos en protocolo.
Como miembro de la AEP, desearía difundir el comunicado emitido para los miembros de la “Asociación Española de Protocolo”, el 3 de mayo de 2023, aludiendo al trascurso del acto institucional organizado por el gobierno regional para conmemorar el Día de la Comunidad de Madrid, recuerda como se ha abierto un encendido debate sobre la actuación de la Presidencia de la Comunidad de Madrid, del titular del Ministerio de la Presidencia del Gobierno de España y de los responsables técnicos de protocolo de ambas instituciones, por la asistencia, participación y colocación del mencionado miembro del gabinete ministerial ,en el acto institucional que se estaba desarrollando en la madrileña Puerta del Sol y en el edificio de la Casa de Correos, sede del Gobierno de la Comunidad.
El incidente se genera tras la insistencia del entorno protocolario del ministro en que este accediera a la tribuna de presidencia, acción que es impedida por la jefa de Protocolo de la Comunidad de Madrid, argumentando razones de carácter técnico, normativo, representativo e institucional. En las últimas horas hemos asistido a una serie de manifestaciones, declaraciones y opiniones que afectan a la actuación y a la profesionalidad de quienes se ocupan de los aspectos protocolarios y organizativos y de quienes trabajan en los gabinetes ministeriales o autonómicos, tratando de cumplir en todos los casos con su obligación laboral desde planteamientos profesionales y técnicos.
En este sentido, la Asociación Española de Protocolo (aep) en su comunicado hace públicas unas consideraciones de carácter profesional y corporativo, eludiendo el referirnos al fondo eminentemente político de la cuestión, que es en definitiva lo que ha empañado el desarrollo y la singularidad de un acto público, de carácter oficial y perfil institucional.
1. Ante cualquier acto de las características del que nos ocupa, los/las profesionales del protocolo y la organización de eventos estamos plenamente convencidos de la indiscutible necesidad de programar, con la suficiente antelación, las reuniones, contactos y compromisos previos, de perfil técnico, que, con toda seguridad, hubieran evitado esta desagradable situación.
2. Los profesionales del protocolo nos movemos y trabajamos en parámetros técnicos, normativos, formales y comunicativos, con objetivos claros y precisos que huyen de fines exclusivamente políticos y abogan siempre por el entendimiento, la reciprocidad y el respeto institucional.
3. Ese entendimiento y los pactos previos al desarrollo de los eventos, garantizan el buen discurrir de los mismos y la consecución de los objetivos comunicativos, honoríficos o protocolarios que deben componer el horizonte de los propios eventos, sobre todo si su diseño y ejecución se deja en manos de profesionales.
4. Somos los/las profesionales quienes debemos asumir las tareas y funciones que nos competen, que se nos encomiendan y para las que nos hemos formado, sin que por ello seamos clasificados despectivamente en el servilismo o en la manipulación intencionada.
5. Rechazamos el ser equiparados/as a profesionales de otras disciplinas que concurren en la ejecución de los actos, como la seguridad, en cuyas competencias no pretendemos entrar pero que deben estar perfectamente armonizadas y ensambladas con el protocolo, la producción y la comunicación de cada evento.
6. Las entidades y las personas que organizan los actos y ejercen de anfitriones, son los últimos responsables del éxito o el fracaso de los mismos, decidiendo a priori a quien se invita, donde se colocan los invitados o quien ocupa los lugares de mayor relevancia, pero se han de guardar, desde el asesoramiento de los/las profesionales, las normativas que regulan las precedencias, las presidencias y la representación institucional, con el necesario respeto a las instituciones y sus representantes, además de a todo lo que, en el marco normativo en el que nos movemos, esté pactado y acordado con anterioridad.
7. Cortesía, generosidad, equilibrio y consenso son, si se nos permite emplearlas, herramientas protocolarias que manejamos perfectamente y contribuyen de forma decisiva a determinar la naturaleza del acto y su perfecto desarrollo, pero nunca deben ser elementos que sustituyan la necesaria aplicación de las reglamentaciones, disposiciones y normativas vigentes. En nuestra eterna dicotomía entre la forma y la norma, como elementos sustanciales al acto, nos reafirmamos en la necesaria cohabitación de estos dos parámetros para asegurar el objetivo del evento.
8. Agradecemos la defensa de los/las profesionales por parte de nuestros superiores jerárquicos o de los responsables políticos de quienes dependemos, pero no justificamos la descalificación o la confrontación con compañeros/as que desarrollan también su tarea, aunque su punto de vista sea diferente. No podemos estar de acuerdo en que se pida el despido de alguien por tratar de hacer su trabajo o que se descalifique al profesional por tomar una decisión a la que, a veces, se ve abocado por las situaciones de tensión política y mediática subyacentes en muchos actos institucionales.
Esta información pone de relevancia como la gestión de eventos institucionales precisa de una gestión milimétrica y muy organizada en el tiempo y con previsión, para el excelente resultado y un buen impacto en medios. Añadir un interesante comentario, que se ha podido leer en prensa en referencia a la decisión tomada. En el artículo publicado en la edición digital de “20 minutos”, se indica que la Comunidad de Madrid no tenía la obligación de ofrecer un puesto en la tribuna de autoridades al ministro de Presidencia, Félix Bolaños, durante el desfile militar de este martes en la capital de España en homenaje a los Héroes del 2 de Mayo. Es Así como lo asegura el presidente de la Escuela Internacional de Protocolo, Gerardo Correas, quien sostiene que la explicación es sencilla: «El señor Bolaños no estaba invitado por la Comunidad de Madrid».