Tendencias en cenas de empresa estas navidades, ¿sabes como sorprender en tu marca para cerrar el 2016?

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Desde hace más de 5 meses, muchas marcas están preparando el cierre de año, bien sea porque están en trámites administrativos, acciones de marketing, impulso de branding… que se ejecutan en parte de la campaña de invierno. A estas alturas del calendario, con una hoja a la vista para cerrar el año 2016, queramos o no, la Navidad está a la vuelta de la esquina.

Muchas empresas analizan en este tipo de acto con antelación, al suponer una combinación de servicios de comunicación interna, logística para el evento, y mezcla de varios proveedores. Todo ello, bajo un mismo objetivo en unas fechas críticas. De cara a poder ayudarte, a que el proyecto que has de gestionar, tenga un toque diferente frente a lo habitual y monótono del pasado, a continuación algunos consejos.

 

Hemos de pensar: ¿donde, como, cuando y por que en navidad?

Sé pragmático: contacta con profesionales adecuados que den soporte al proyecto y te puedan ofrecer las mejores condiciones y tarifas. Evitemos situaciones incorrectas, despilfarro y una mala imagen de la marca, que será un recuerdo negativo de la acción, especialmente en épocas de recortes y austeridad.

Analiza tu público y tematiza el evento; ¿no quieres ser diferente?: según sea el estilo de proyecto, hemos de tener en cuenta una serie de variables. No es lo mismo una cena corporativa para todos los miembros de la marca, cuya edad está en torno a los 30 años, que una acción para personas que tienen 50 años o más. Piensa en estilos, horarios y necesidades de manera que puedas amoldarte a lo más correcto.

Todo ello influye en la elección del espacio que albergará el evento, medios de acceso al mismo, facilidades, espacios reservados para personas con posible movilidad reducida, servicios especiales de guardería si procede durante el evento (por ejemplo, en caso que sea un “Open Familiy Christmas Day”), fotógrafo, “celebrities”, o impulso de redes sociales.

Si aún no lo has hecho, genera un mailing y un test con expectativas (idóneamente se debería hacer 3 meses antes en el caso de grandes empresas). De esta manera, tendrás un avance de datos del número de personas previsto, procedencia, edades, si necesitas algo en especial… Podrás trabajar con detalles concretos o un primer esbozo de brief para tu agencia.

 

En base a los datos que tengas como profesional, trata de “tematizar” la acción. No todo tiene que ir en torno a una “vuelta a la infancia”. Hay opciones como la mitología, el arte, la magia, las nuevas tendencias, la gastronomía en estas fechas en el mundo… Busca la mejor opción que sea eje del proyecto según quien tengas como invitado. Por ejemplo, si estás en una firma internacional que une culturas tan diferentes como la europea y la asiática, ¿por que no buscar una manera de ver de la cultura ajena a lo habitual y ser recibidos por “staff” con indumentaria más fantástica o exótica?

 

Algunas sugerencias para diferenciarte nada más llegar

  • Da un baño de color al espacio de manera que cambies su perspectiva. Haz uso de colores acordes a la fecha, colores corporativos, con iluminación desde el suelo hacia el techo o “gobos” y proyecciones en la fachada y está permitido (revisa condiciones espacio y posible canon SGAE). Analiza el uso de música ambiental en la zona.
  • Bienvenida con DJ SantaClaus de estilo hypster, y música en directo ¡pinchando en un trineo!.
  • ¿Te imaginas a los “elfos” de Santa Claus tocando jazz?
  • Crea una imagen de la nueva”Santa Clara” (“pareja” de Santa Claus) alejada de los sentimentales (y excesivamente “azucarados) prototipos, y aderezada con grandes dosis de sentido del humor y con ritmos “hip-hoperos”. ¿Te atreves a hacer así un guiño, al constante trabajo de las mujeres en tu fiesta, y dar así las gracias?
  • Mago y maga, que te hace juegos con cartas entre el público.
  • Recolectores de deseos que se escriben y se cuelgan de un árbol de navidad, o un olivo, como símbolo de la paz, si deseamos resaltar ese valor por cultura empresarial.
  • Caricaturistas.
  • Animadores que invitan a pintar una imagen pre diseñada e interaccionar y hacerse fotos en un photo call corporativo y navideño.
  • Mimos
  • Monologuistas
  • Coral con música en directo (playlist en varios estilos)
  • Actuación de break dance estilo Xmas!

 

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¿Tienes mucho tiempo y necesitas más ideas para un día completo?

Si este año quieres sorprender y llevar tu fiesta de empresa de Navidad a otro nivel, porque es una acción de más de un día, o un día completo, hay muchas tendencias y opciones que dejarán huella en los empleados de tu compañía, si el presupuesto asignado lo permite. Aquí tienes algunas opciones para celebrar fiestas corporativas de Navidad diferentes:

  • “Paintball” contra los renos de Papa Noel.
  • “¡Cariño hemos perdido al Niño!”, búsqueda del tesoro (por ejemplo, del Niño Jesús del belén de la empresa), en un paraje único de día, con un premio especial.
  • Un crucero fluvial, que combine una aventura náutica, con actividades que mejoren la comunicación entre los empleados.
  • Visita nocturna a un museo, con un catering basado en las obras.
  • Visita a una bodega con cata de vinos entre viñedos, y además un taller gastronómico navideño con un chef de renombre en el que los participantes degusten sus creaciones (acción de team building creativo)…

 

Pero….¿Cuantos platos pongo en la mesa y que cocino?

Una fiesta sin un buen catering suele olvidarse rápido. Es imprescindible que la gastronomía se cuide al máximo, y que sea consistente con la temática y colores de la fiesta.

Valora que “set up”, es más idóneo para este proyecto: una cena sentados en mesas redondas, un set up en mesa imperial, un servicio de cocktail… Personalmente en estas fechas en las que la interacción es fundamental, un cocktail de pie con varias estaciones temáticas, permitirá moverse de manera que los invitados fluyan, y si hay animaciones, puedan ir viendo las diferentes opciones.

A nivel de asistentes, este tipo de servicio te permite generar una estimación y modificarla más adelante (siempre que el espacio pueda acoger el número de asistentes), de manera que podemos alternar, en convenio con el catering, el número de posibles comensales.

En caso de elegir un cocktail, valora los puntos de comida, fríos y calientes, así como las estaciones con comida especial. Quizá sea positivo combinar lo tradicional con la vanguardia, y lo local con lo más internacional. Tu consultor gastronómico te puede ayudar, o incluso ofrecer la opción de cocina en vivo.

Algunas sugerencias para diferenciarte, en la parte de alimentación – catering:

  • Ofrece bebidas frías y calientes. En algunos países del norte de Europa , se usa el vino caliente como bebida en estas fechas, acompañado de especias.
  • Valora las necesidades de personas más jóvenes, de otras culturas o con alergia a ciertos productos. Cuando hagas la invitación on line, ofrece la opción de indicar necesidades especiales y una parte de sugerencias
  • ¿Te atreves a cocinar con tu “abuela”, como cuando eras pequeño? Escucha las recetas de un profesional que quiere contarte como se hacía lo que vas a comer hace 50 años y te invita a ayudarle. Recuerdos y networking está asegurado entre los invitados.
  • Analiza los postres y juega con texturas. No todo es dulce o sólido.
  • No te cierres a opciones extrañas si el público lo solicita. Una estación de gastronomía asiática, vegetariana, vegana o halal, entre otros, es muy valorada por quienes acuden y tienen este estilo de vida y de alimentación.

Revisa la estructura del cocktail y la duración del mismo. Comenta la línea de trabajo con tu empresa de catering y tu Event Planner. Ten en cuenta otros aspectos como:

  • Valora la indumentaria de los camareros, y también el staff de apoyo. Quizá sea interesante que lleven un elemento de un color, o prenda que les diferencie sutilmente entre los invitados, pero que no les complique su trabajo durante el servicio. Haz especial su imagen e implícales en los colores de la marca y la fecha. Analiza antes las valoraciones de PRL y normativa de seguridad e higiene en el trabajo con la empresa que da el servicio.
  • Analiza las opciones de RSC: donación de alimentos para Fundaciones locales o nacionales, a través de la opción del “menú solidario”. Quizá no todos los invitados ni todas las invitadas puedan acudir, pero deseen ofrecer el coste de su “cubierto” a una buena causa. Si es así, genera un testimonio gráfico e informa del proyecto y sus resultados. Que no caiga en el olvido esta colaboración (redes sociales, comunicados internos y externos, acciones en medios de comunicación digital o para profesionales…).
  • Piensa junto al Departamento de Comunicación y Relaciones públicas, que la Navidad es una buena oportunidad para despertar el interés de los medios tradicionales e “influencers” y compartir con ellos todas las novedades y productos de nuestros clientes. Analizar sinergias y acciones a generar en torno a ello.

Consejo: Es importante además cuidar las cantidades, especialmente si se elige una opción de buffet o cocktail, para que ningún invitado se quede insatisfecho. Igualmente, y dependiendo del perfil de celebración navideña elegida, el catering puede tener variaciones atractivas e interesantes. Muchas empresas optan cada vez más por celebrar almuerzos navideños, menos festivos pero muy efectivos, porque los empleados suelen sentirse inclinados a asistir a una celebración en horas del día. Pero, y si invitamos a nuestros empleados a una espléndida merienda navideña, al estilo inglés? Todo dependerá del perfil de nuestra empresa y nuestros empleados, y de cuánto queréis sorprenderles.

 

¿Vamos a hablar?

No es extraño que una cena o acción en estas fechas sea un momento para agradecer el trabajo o animar a continuar con el proyecto empresarial. Esto precisa un set up de sonido e imagen correcto.

Valora megafonía, micrófono de mano, de diadema, solapa o atril si quien va a hablar o hacer entrega de un premio – mención lo prefiere.

A ello se recomienda añadir set up de tarima, adecuación del entorno, así como profesionales de imagen y sonido que estén dando soporte “on site”.

Si el parlamento va a ser en varios idiomas, según el protocolo, los asistentes y la magnitud, valora el hecho de traductores. La imagen de la empresa está en mano de estos detalles.

 

¿Como gestiono los asistentes?

En la era digital, son poco habituales ya las invitaciones en papel. Se recomienda un mailing a tus invitados. Si por protocolo se desea enviar alguna invitación suelta, contacta con tu imprenta habitual y diseñador.

Se recomienda el envío de información por mail. Hoy en día las invitaciones on line, permiten agendar el evento y que el propio calendario de Google, nos recuerde que tenemos “algo importante”.

Si dispones de sistema, se recomienda envío de SMS recordatorio 24 hrs. antes. Te puede servir para evitar sorpresas de personas que no asistirán.

Programas como “Eventpro” o “Cvent”, te ayudarán a la gestión.

Si por política de marca, se va a gestionar alojamiento, traslados generales o privados, u otro tipo de logística hasta el espacio, valora las necesidades con mucha antelación. Ten muy en cuenta estas partidas en el presupuesto. Tu Event Planner podrá ofrecerte las mejores opciones. Valora según el espacio el hecho de privatizar, por ejemplo, un hotel boutique para los VIPs o invitados con estancia.

Analiza el recinto que acogerá tu evento y las conexiones con transporte. Quizá sea interesante fletar un servicio de transporte especial, teniendo en cuenta que en estas celebraciones los invitados comen y beben más de lo habitual. Analiza ante todo la seguridad de tus invitados.

Si ese día vas a ser la persona responsable del proyecto, pero has de estar junto al Equipo Directivo de la marca, descarga trabajo en profesionales que te pueden ayudar, y harán que todo salga mejor.

¿Y que hago tras la cena?

Si tras el evento, y por cultura empresarial, deseamos hemos de hacer un regalo simbólico a nuestros invitados, el que sea un artículo diseñado por ejemplo por personas con alguna deficiencia psicología / motriz, artistas locales (no grandes marcas) u ONG’s. Esta idea supone otra importante vía de colaboración, en la cual nuestra empresa realza sus valores y política interna de Responsabilidad Social Corporativa.

Te invito a consultar un listado de las marcas con las que colaborar en este aspecto, por ejemplo, en AECID o en otras ONG y valorar opciones, bien sean “unisex”, o bien sea un set para chicos/hombres y otro para chicas/mujeres.

 

¿Nos vamos de fiesta?

En ocasiones, al diseñar una cena o evento nocturno de este tipo, no hay posterior celebración que dure hasta altas horas de la madrugada, ya que muchas veces se opta por realizar acciones un jueves o viernes, y parte del Equipo ha de trabajar al día siguiente. Hay una tendencia a que los invitados tengan ya un plan posterior y decidan a donde ir. De todos modos, analiza con la empresa si desea gestionar una hora de barra libre de bebidas y música en el espacio donde tendrá lugar el acto principal, ya que ello influye en la tarifa de alquiler del espacio y las tarifas de los proveedores. No negocies “on site”, se profesional previsor y deja estos puntos previamente “bien atados”. De esta manera, evitarás sorpresas en la factura final.

OMG, ¡Que cara tengo!

Actualmente el uso de teléfono móviles para grabaciones de vídeo, o hacer fotografías y subirlas a la red en diversas plataformas, es muy habitual. Conviene invitar a la cordura a los asistentes y recordar, en el caso que no exista un manual de redes sociales, el correcto uso de la marca y el branding de la empresa y la presencia en Internet, al estar en un evento oficial de la empresa.

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¡El día después!

  • Conocer el feedback de la acción, monitorizar los comentarios en redes sociales si los hay, así como enviar un breve cuestionario para conocer la calidad del evento, además de un agradecimiento por parte de la organización es muy importante tras el evento.

  • Deberíamos analizar aquí con el área de Comunicación la difusión de imágenes tomadas por parte de un posible “fotógrafo oficial”, para lo cual todos los asistentes han debido de ceder sus derechos de imagen tiempo atrás.

  • El ROI es fundamental, así como saber los puntos que han podido fallar, las innovaciones mejor acogidas, o las sugerencias que nos hacen compañeras y compañeros para futuras acciones similares.

Y es que, quieras o no, de esa noche de Diciembre, se va a hablar, y durante varios días, a tu alrededor, con opiniones para todo… es lo que tiene este país…

Fuente de imágenes: https://www.pexels.com

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