Comunicando hacia el exterior desde el interior de la empresa: como crear un Open family day

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En muchas ocasiones,desde cuando somos más pequeños, no han preguntado ¿y tú, a que te dedicas?. Esta pregunta no siempre es fácil de contestar, ya que los perfiles profesionales han cambiado, y ello ha generado que algunas profesiones actuales sean difíciles de entender, para personas ajenas a nuestro día a día profesional.

A ello, añadir, que algunas empresas, lamentablemente y en muchas ocasiones, viven a espaldas de la población o ciudad en la que se ubican, a pesar que un nutrido grupo de trabajadores y trabajadoras, integren el equipo humano de la marca, con lo que para muchos residentes de la zona, solo vean desde fuera grandes espacios ocupados por grandes fábricas, centros de producción, multinacionales de gran volumen, o factorias “de toda la vida”, pero que al fin y al cabo, lo que hacen y ofrecen, son toda una incógnita; muy a pesar que ven sus productos en diferentes puntos de venta de su “día a día”.

En este panorama, y con la finalidad de acercar la marca a la población, a las familias y amigos del personal que integra la entidad a la que nos vinculadomos, se ha creado por parte de muchas empresas el denominado “Open family day”; una jornada en la cual, los “misteriorosos” recintos abren sus puertas al público, y los propios empleados actúan de “embajadores de marca” hacia personas, invitados e incluso a medios de comunicación, dando a conocer su función, su trabajo y como es el entorno en el que pasan tantas horas laborales de sus vidas.

Business colleagues having a team meeting

Estamos en una época del año ideal para realizar este tipo de acción, ya que combinamos el buen tiempo, con las jornadas de amplia luminosidad, en las que podemos programar varias actividades para los diferentes tipos de público que se acogerán durante el día de puertas abiertas. Todo ello supone una previa organización, análisis, diseño de timing y agenda, así como desarrollo de itinerarios, plan de seguridad, previsión de servicios de alimentación, y un largo etcétera de detalles, que han de ser cuidadosamente manipulados por profesionales con antelación.

No debemos olvidar la programación de tareas de nuestros “embajadores de marca”, trainning que hemos de darles, implicación de los mismos, y forma de tratar a los “invitados”. Ello supone la interacción de todos los departamentos de la empresa o marca, desde Comité de Dirección, pasando por el área de Comunicación, Travel Management, Comité de Empresa y Empleados, área de Seguridad… no podemos olvidar ningún detalle, noi dejar cabos sin atar, ya que son eventos que pueden aglomerar un nutrido grupo de personas, directamente relacionado con el tamaño del recinto y el número de trabajadores que forman parte de la marca.

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Algunos consejos a tener en cuenta para una buena organización de un “Open Day” podrían ser:

  • Programación de la fecha idónea, analizando posibles fechas y decantándose por la que no esté vinculada a un festivo local, a un evento de la marca importante (presencia en ferias, convención interna, reunión de dirección u otros departamentos) que impidan la presencia de todo nuestro Equipo humano, ya que han de estar pendientes de otras acciones de marketing de la marca.

  • Valoración de la climatología de la fecha. Estando en verano, hemos de pensar en la previsión de calor y altas temperaturas, y por ello servicios de F&B propios para la fecha y servicios sanitarios. Ello supone analizar posible volumen de visitantes previstos, gratuidades de productos o coste de los mismos (piensa que es un evento “popular”, con lo que las tarifas de los productos a la venta, han de ser acordes a esta filosofía). Habla con tu catering para pedir asesoramiento al respecto.

    En el tema bebidas, prohibe el alcohol; es una jornada festiva, para niños, jóvenes y mayores, pero no una fiesta nocturna. Hemos de ser mesurados y buscar una seguridad para los invitados (pensemos que habrá niños y menores de edad) e indirectamente, estamos trabajando, aunque con un “tono” más festivo e informal.

  • Genera y señaliza en el recinto el itinerario que ha de seguir cualquier invitado, indicando y señalizando los puntos de acceso y también zonas limitadas o de acceso restringido. Igualmente, podemos crear itinerarios especiales para aquellas personas que desean visitar algunos otros recintos más específicos (más cortos o más largos), señalizando claramente los mismos. Vigila la seguridad a los accesos y las medidas a tener en cuenta (protección, barreras, cascos, salidas de emergencia, zonas donde puedan haber pendientes… ); en una visita, muchas veces, nos descuidamos y suceden pequeños acidentes e imprevistos por falta de atención. Como profesional de la comunicación y organización de eventos corporativos, ten previsto un equipo de soporte sanitario básico, y un plan de actuación de primeros auxilios. Prevé catenarias, y lineales para organizar las colas de espera si es peciso.

    Ante todo, han de determinarse los espacios a los que se puede acceder, pero también aquellos a los que, por motivos de seguridad, secreto de producto de empresa, u otros, no se pueda acceder. Todo ello va vinculado a unos timmings de acceso en grupos, acciones de seguridad informativas y preventivas y formación de los trabajadores, que será quienes actuarán de “guias” y anfitriones por un día del recinto, que bien conocen, y del cual explicarán los detalles que puedan darse (ojo con los comentarios extras y no procedentes).

  • Guión con la información que se ha de dar, aviso de posible prohibición de fotografías o limitación de las mismas si es necesario en algunas zonas. Hemos de velar por el secreto empresarial si existe (en el caso de ciertas empresas, hay productos que estan en fase test y no están en mercado, con lo que no podemos permitir que invitados ajenos a la marca puedan ver esa “información priovilegiada” generando un posible mal uso de la misma). Todo ello, con educación, protocolo y mucha mano izquierda hacia nuestros invitados y asistentes a la jornada.

  • Generar un programa de actividades para diferentes edades. Acudirán familias, con niños de distintas edades. No es lo mismo el interés que puede mostrar un jóven de 16 años que un niño de 5 años. Quizás hemos de programar una serie de acciones para edades “más junior”, que vayan vinculadas a una manera de conocer “el trabajo de mi madre” o “el trabajo de mi padre”, o “la oficina donde trabajaba mi abuelo”, y que les sea divertido: dibujos, situaciones divertidas, disfraces, photocall con “gadgets”… Todo ello precisa de profesionales de asesoramiento, consulting y presencia de los mismos en la puesta en escena de la acción. Con este tipo de público, podemos además diseñar un merchadising especial para los más junior, que supondrá un WOM de marca. Revisa que partners te dan soporte en estas acciones.

  • Presencia en redes social media de la acción, buscando la interacción pre, durante y post evento a través de varios canales. Todo ello puede ir incentivado, por ejemplo, por el sorteo de paquetes de merchandising “premium” entre las personas que publiquen comentarios, fotos, vídeos… Habla con tu Community Manager y diseña un hashtag atractivo y fácil de recordar yque esté presente en la documentación o cartelería del evento. Valora el contratar para ese día un Wi-FI abierto para invitados que pueda soportar el volumen de conexiones esperado. Seguro que muchos fans de las redes sociales te lo agradecerán positivamente. Testea previamente la capacidad de esta conexión: una caída de la misma generaría múltiples comentarios negativos y muy virales, ¡lo cual no es deseado!.

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De cara a acciones de comunicación hemos de pensar en dos canales:

  • Canales propios de la marca anfitriona, que han de dar a conocer el proyecto desde tiempo antes, a fin de ir mentalizando a los trabajadores de la misma, buscando su implicación en el proyecto y recordándoles progresivamente las fechas y en que consiste. Tenemos a nuestro alcance canales on line, como puede ser la newsletter corporativa, o mailing, a través del mail corporativo de la marca, por ejemplo. También disponemos de canales off line donde podemos colgar cartelería en los tablones informativos que tenemos en el recinto que nos permitirá desde un primer momento captar la atención de quienes van a ser las estrellas del evento: los trabajadores de la marca.

  • Canales externos, vinculados a los medios de comunicación locales, que pueden impulsar la acción, y con los que hemos de contar con tiempo de previsión suficiente, de cara a difundir la acción. Como profesionales de la comunicación corporativa, pensemos que este tipo de acciones son muy humanas, y muestran hacia el exterior una excelente imagen de nuestra marca, a un relativo bajo coste. Es por ello que invitar a los medios, para que incluyan unas líneas o imágenes de un evento que puede aglutinar a más de 1.000 personas, 10.000 ó 30.000 es básico y ha de estar meticulosamente organizado. Diseñemos un kit de prensa especial previo que les enviemos junto a la invitación al evento, así como un dossier de prensa de las jornadas para estos profesionales. Facilitemos su trabajo y preveamos un correcto soporte desde el área de Comunicación Corporativa (quien les va a atender, donde les podemos recibir, fotografías profesionales y copia de nuestra imagen corporativa de alta calidad…), detalles que son muy valorados y nos posicionan como marca organizada y previsora.

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Un evento de este tipo, precisa, evitar errores. Aquí unas muestra de 7 errores a no tener, cuando haces un evento “puertas abiertas”

1. Escatimar sobre la publicidad de tu evento corporativo

Asegúrate de difundir adecuadamente la información de tu evento: Folletos, carteles, publicidad en revistas, anuncios en Google, correos a residentes en la zona…. Haz lo que suele funcionar mejor según tu experiencia en tu área. Pero cuidado con los folletos o anuncios, ya que llevan tu imagen, así que nunca buzonees fotocopias o folletos demasiados pequeños. Tampoco uses un viejo dibujo para una publicidad en una revista. Hacer un diseño bonito para tu publicidad será un dinero muy bien invertido. Tener en tu página web un apartado “puertas abiertas” con detalles de tu evento es también fundamental. Parece obvio, pero lamentablemente sigue sucediendo. Controla la imagen de marca y el uso de logos actuales, “slogan” o claim, y colores corporativos correctos.

2. No dar a la gente una información completa de a que nos dedicamos, o “que hacen nuestros profesionales”

Las personas que visitan el recinto, desean irse del mismo con una idea clara de lo que ofreces y cuáles son tus diferencias frente al resto de productos del mercado. Prepara como profesional un listado de FQA para entrenar a los que serán los “embajadores de marca”, a fin sepan responder de mara correcta y con un estilo acorde a la firma.

Haz un ensayo, testea e incentiva a tus “colaboradores”. Han de sentirse agusto, pero han de saber como actuar en todo momento y de que manera.

3. Dejar que la gente vaya a cualquier sitio sin ser acompañados.

Como se ha dicho antes, “Puertas abiertas” no significa “descontrol”. En cuanto lleguen los visitantes, se han de crear grupos mesurables y controlables, para hacer una visita guiada del espacio. Ningún visitante (sea de la edad que sea) tiene que estar sin acompañante. Hemos de preveer material necesiario para personas con dificultades de movimiento, o espacios donde descansar, dejar coches de bebé…

Ante posibles personas que se pierdan, crea espacios “lost and found” o puntos de encuentro, asistidos por profesionales. Piensa que posiblemente necesitarás, si el recinto es amplio, megafonía extra. Diseña un plan de actuación ante estas situaciones y valora quien estará al cargo de las mismas. Centraliza si es posible todas las incidencias en un teléfono especial multilínea, que debe tener todo el mundo para emergencias o imprevistos.

4. No tomar nota de la gente que han venido y evaluar su grado de interés o motivos de visita.

Analizar que es lo que más interesa y por qué han visitado el espacio. A la salida de la visita, opta por hacer una breve encuesta con tablet, escucha que se puede mejorar, cuales son los recintos más interesnates y que han sido más demandados (si ha existido algún overbooking de espacio, cual ha sido el motivo…) u otros. Se precisa para ello tomar datos, escuchar comentarios, que sean redactados, y luego analizados. Si han exisitido errores o no se han cumplido objetivos y expectativas, es muy importante saberlo (causas y soluciones), sobre todo de cara a futuras acciones similares de la firma.

5. No tener personal suficiente.

En este tipo de jornada, es difícil prever con antelación cuántas personas vendrán. Mejor que tengas todo a tu personal para asegurar un acompañamiento óptimo de los visitantes y así dar una imagen de organización eficiente.

Es mejor que sobre staff en algunos momentos, a que los invitados que acuden al recinto se vean desatendidos por personal de soporte. Daríamos una imagen de desorganización y desmotivaría a aquellas personas que han generado unas expectativas sobre el evento y sobre nuestra marca. Todo ello puede suponer una degradación de nuestra imagen de marca y productos hacia nuestros posibles consumidores (lo malo y negativo se conoce con mucha más rapidez que lo positivo… ¡ten cuidado!).

Uniforma a tu equipo de manera correcta. cómodo, “casual” pero indumentaria que les permita ser fácilmente localizados por los asistentes que puedan precisar de su ayuda. Haz uso de tu branding y colores corporativos, y piensa en la época del año, las temperaturas y las ubicaciones de las personas. ¡Una buena imagen es fundamental! Prevee tallas, unidades extras para calzado, camisetas, chalecos, corbatas… a lo largo de la jornada pueden mancharse o sufrir un incidente y podemos necesitar material. Mejor que sobren unas pocas unidades a lamentarse de no haber encargado producto extra a nuestro proveedor. Testea previamente calidades, tallas e imagen global. No lo dejes para el último momento cuando no hay tiempo de reacción.

6. No prever un regalo o una atención para los que te hayan visitado.

Los visitantes que han venido a conocernos, tienen que irse con algo más que un sólo folleto con tus servicios. ¿Porqué no regalarles un imán con tu logo, un peluche mascota de la marca, etc….? O bien organizar durante la jornada la actuación de un payaso o un cuentacuentos o marionetas para los más pequeños, o un taller, una conferencia o varias, para personas más mayores. La idea es dejar una huella positiva en la mente de nuestros invitados. Una persona que se ha molestado en venir siempre merece una atención especial.

7. No hacer seguimiento.

Solo por una cuestión de respeto, deberías mandar como mínimo un correo electrónico de agradecimiento (si has generado base de datos on line del evento). No un correo largo, sino unas breves líneas de agradecimiento y un pequeño mensaje positivo.

Igualmente podemos agradecer en medios corporativos internos la presencia de invitados, así como la colaboración de nuestros trabajadores, que seguramente han dado lo mejor de sí mismos, para explicar que hacen cada día que van a trabajar, en que consiste su trabajo, y porqué siguen motivados e ilusionados con la marca.

La presencia en medios de comunicación de la zona también es importante. Un breve editorial y un agradecimiento por parte de Presidencia a todas aquellas personas que se han interesado en conocernos mejor, es fundamental. Apóyalo con imágenes del evento y de los invitados (por ello que la presencia de varios cámaras y fotóigrafos profesionales durante el mismo es básica). Pensemos que son inversiones desde el área de marketing de la entidad a largo plazo.

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Ante todo: estamos ante un tipo de evento que no está buscando ganar dinero, sino en dar a conocer nuestra marca, nuestros productos, y en implicar a nuestro grupo de empleados de manera diferente, en darnos a conocer a su círculo social. El resultado puede ser excelente, ello dependerá de la calidad de organización y preparación del mismo. No improvises, ensaya y prepara las cosas, y sobre todo. adelántate a los posibles focos de peligro. Se profesional y confía en profesionales. El resultado de una gestión no coherente puede ser excelente (con suerte) o pero también muy desastroso, está en tus manos.

Photo credit:

Stuck in Customs/Foter/CC BY-NC-SA

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Tags: jornada de puertas abiertas, “open family day”, evento, social media, verano

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