Comunicando internamente y externamente en Diciembre de manera alternativa ¿preparado para la cena de empresa 2014 o necesitas ayuda?

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Diciembre, final de año, última hoja del calendario y locura para muchas personas… ¿no se nota un cambio en la empresa en estas fechas? Muchas entidades y marcas generan en las últimas semanas de mes una presentación de los resultados de año, y un avance de los objetivos del próximo plan de comunicación, ventas y marketing, vinculado a la economía de la empresa, todo ello unido al reencuentro del Equipo humano que compone la marca.

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En algunos casos, se trata de una mini convención interna de un día, en otros casos un breve evento nocturno, que abre las puertas a los miembros de la entidad de manera distendida, pero en todos, una gestión de comunicación y una previsión de espacios, servicios de catering y restauración así como elección de lugares donde reunir a varios invitados, desde unas decenas a varias centenas.

Muchas empresas prevé en este tipo de acto con antelación, al suponer una combinación de servicios de comunicación interna, logística para el evento, y mezcla de varios proveedores bajo un mismo objetivo en unas fechas críticas. Pero no son pocas las empresas, que siguiendo el “modus operandi” español, se encuentra con el “problema” sin solucionar a tan solo unas semanas del mismo… y están al borde de un ataque de nervios pensando “Houston, we have a problem”!. Sea cual sea la situación que vives, estés en la posición de Event Manager, Travel Assistant o Meeting Planner, a continuación algunos consejos de como tratar de realizar un evento diferente:

  • Se pragmático: en ocasiones tendemos a complicarnos cuando lo más sencillo es lo mejor. Ante todo la imagen de la marca que representamos y los valores, así como su política de eventos: ¿la conocemos? ¿sabemos los límites? Evitemos situaciones incorrectas, despilfarros y una mala imagen que perdurará en boca de los miembros del Equipo, en épocas de despidos laborales, reducción salarial o recortes internos. Seamos lógicos

  • Trata de adelantarte al problema: si precisamos un espacio donde reunirnos y un posterior cocktail, pensemos que seguramente vamos a necesitar soporte de audiovisuales, posiblemente transporte o parking para los invitados, staff de apoyo durante el evento on site (azafatas y azafatos, animadores, Dj, profesionales de audio e imagen, fotógrafos…). Son días de mucho movimiento y numerosos eventos, no lo dejemos para última hora. Cuidamos aquí la imagen de nuestra marca y seleccionemos o vistamos a estos profesionales con los colores o estilo acorde a nuestra empresa; durante unas horas también son miembros de la plantilla y hemos de cuidar la imagen que transmiten durante su colaboración. A ello añadir el conocer, en casos de compartir espacios, que otras marcas están en el recinto… ¡no todas las empresas quieren tener a su competencia cerca cuando se comentan ciertos temas internos por confidencialidad, aunque estamos a puertas de Navidad! (¡mucha precación!, consulta a tus proveedores sobre los datos que te pueden dar al respecto, antes de confirmar servicios).

  • La gastronomía no es igual para todos, ¿has probado lo que se va a servir? Una prueba de menú previa días antes del evento, puede evitar numerosos problemas, especialmente si entre nuestros invitados hay miembros de varias culturas, varias religiones, o personas con necesidades alimenticias especiales (veganos, vegetarianos, alérgicos a gluten…). Trata de conocer a tus invitadas e invitados, y en tu check list, así como listado general, incluye un apartado especial para estas personas, las cuales te estarán muy agradecidas y con quienes ganarás varios puntos profesionales por ese toque especial que hará más agradable su velada.

  • Busca espacios útiles, de fácil acceso para todos: entrar o salir de un recinto puede ser muy complicado, bien por barreras arquitectónicas, bien por la localización – ubicación fuera de las principales vías urbanas del venue, sala u hotel. La proximidad a medios de transporte público, paradas de taxi, así como la existencia de zonas de acceso para personas con movilidad reducida han de ser siempre valoradas. Plantéate incluso si ofrecer en el evento un servicio de shuttle bus desde el venue hasta el centro de la ciudad a una hora concreta: un pequeño gasto que quienes deban volver pronto lo agradecerán. Piensa además que son fechas en las que el consumo de alcohol se dispara, y nos podemos ver afectados por otra persona en nuestro regreso a casa, algo que empañaría el evento. Pide presupuesto a tus colaboradores y analiza números.

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  • ¿Protocolo rígido o infomalidad? ¿dress code? ¿evento privado para miembros de la empresa o abierto a la presencia de acompañantes? Son algunas de las preguntas que se plantean los asistentes de cara a su organización y han de darse respuestas informativas: incluye datos en el mailing – invitacion electrónica que hagas llegar, de manera que evites recibir llamadas innecesarias o dudas de última hora.

  • Por ejemplo, hay ya muchas empresas, que optan por eventos abiertos a la familia de los asistentes al celebrarlo en horarios de fin de semana (sábado) por tener una política que potencia la convivencia trabajo-familia, frente a marcas que realizan eventos exclusivos, cerrados a los miembros de la empresa, ya que mezclan datos de trabajo y presentaciones de detalles que no pueden ser conocidas por personal ajeno. Analiza la situación de tu empresa y valora que hacer en este caso. En ocasiones hay marcas que quieren cambiar y pasar de una visión a otra; si aún estás a tiempo y combina con los valores de tu empresa ¡plantéalo!

  • Añadir además, que no todos los eventos suponen etiqueta o un “map seating”, sino que se abren a acciones tipo cocktail y buffet de pie, en las que se busca la interactuación de los invitados, de manera que los círculos de personas no siempre sean los mismos. “Humanizamos” la acción, y son los directivos los que han de dar ejemplo en ello. Muchas veces los altos cargos desean una aproximación a sus empleados, y una sencilla conversación de 5 minutos preocupándose por como va todo fuera del trabajo genera una sonrisa sobre los trabajadores de niveles inferiores al CEO, los cuales a veces piensan que el Manager ni les conoce. Si generamos una rígida cena sentados no lo conseguirán, y será mucho más incómodo.

  • ¿Bienvenida formal o interactuación con juegos entre los invitados? A veces llegamos al recinto elegido para la cena (siempre que no exista reunión previa), y una gran parte de los invitados, a pesar de compartir despacho ni se conocen, o solamente han hablado por teléfono al estar en otras delegaciones. ¿Por que no realizar un juego dinámico de unos 5- 10 minutos que rompa el hielo a la llegada, y suponga la búsqueda de tu “pareja” basada, por ejemplo, en personajes famosos, países u otra temática vinculada con los productos de la marca? Pensemos que estamos iniciando un evento que busca la diversión… ¡tratemos de que sea desde el principio¡. Podemos añadir un photocall con la imagen de marca y algunos artículos navideños – complementos con los que vestirse y hacer las fotografías más divertidas.

  • Detalles y gasto global ¿Lujo asiático realmente necesario o precupación por la realidad social cercana?. Muchas marcas apuestan por la RSC, de manera que parte del presupuesto que se destina a estos eventos corporativos, especialmente en estas fechas, se desvía a Fundaciones y Entidades que dan soporte a nivel local, nacional o internacional, uniéndose y ayudando a los más desfavorecidos. El mero hecho de derivar un 10% del presupuesto del evento, a un proyecto gestionado por alguna de estas entidades, puede hacer mucho y demostrar que la marca a la que nos vinculamos o representamos, “piensa mucho en los demás”.en estos momentos de crisis económica Si hemos de hacer un regalo simbólico a nuestros invitados, el que sea un artículo diseñado por ejemplo por personas con alguna deficiencia psicológia / motriz, artistas locales (no grandes marcas) u ONG’s, supone otra importante vía de colaboración, en la cual nuestra empresa realza sus valores y política interna de Responsabilidad Social Corporativa. Puedes consultar un listado de las marcas con las que colaborar en este aspecto, por ejemplo, en http://www.aecid.es/ES o en http://ong.consumer.es/alfabeticamente/

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Cada empresa, entidad, sector, o grupo laboral es un mundo. Sea cual sea en el que estés, trata ante todo de disfrutar del momento y generar un buen recuerdo en tus compañeros y colaboradores. Si no puedes con todo, delega o confía en profesionales que te asesoren (te ahorrarán numerosos quebraderos de cabeza, a la par que podrán ofrecerte interesantes tarifas negociadas especialmente, junto a un servicio personalizado en muchos aspectos).

Y si afortunadamente, en esta ocasión eres parte del grupo invitado, o una de las invitadas a este evento corporativo:

  • Recuerda revista tu vestuario (acorde al momento y, o al lugar donde acudes, sin acudir a extremos). Evita llamar la atención; no deja de ser una reunión profesional.

  • Vigila las redes sociales, durante la cena, y después de la misma. Configura la privacidad de tus perfiles en Social Media, con el fin de impedir que las fotos en las que te etiqueten aparezcan en tu biografía sin tu permiso previo.

  • Se prudente, si eres tú el que hace las fotos, no subas a las redes sociales las que puedan poner a tus compañeros en un compromiso. De lo contrario, corres el riesgo de que te la devuelvan el año que viene…

  • Evita los temas de conversación conflictivos, como la política o la religión, con aquellos compañeros con los que no tengas mucha relación.

  • Aprovecha para hacer contactos y conocer a compañeros de otros departamentos, pero manteniendo la formalidad propia del ámbito profesional.

  • Sé discreto y no critiques por la espalda a ninguno de tus compañeros; la desinhibición propia del momento te hará decir cosas que es mejor guardarse para uno mismo. Puedes arrepentirte dias después de algún comentario…

  • No aproveches para hablar de aumentos salariales con las personas que gestionen estos aspectos: no es el momento ni el lugar.

  • Agradece su trabajo a los organizadores del evento, sin estas personas, lo que estás disfrutanto no sería posible, y son profesionales que valorarán tu reconocimiento.

  • Si notas que el alcohol se te ha subido a la cabeza, evita que vaya a más: coge un taxi (no conduzcas tú vehículo), y vuelve a casa antes de que puedas arrepentirte.

  • Si a pesar de los reiterados avisos, montas un “numerito” en la cena de empresa, sé consecuente y discúlpate con tus compañeros llevando el desayuno a la oficina el día siguiente para limar asperezas.

Y es que, quieras o no, de esa noche de Diciembre, se va a hablar, y durante varios días, a tu alrededor, con opiniones para todo… es lo que tiene este país…

Tags: celebraciones, eventos, Navidad, comunicación, marketing corporativo, profesionalidad, previsión.

Fuente de imágenes: Fotolia http://es.fotolia.com

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