La importancia de gestionar un buen contacto con los medios en una conferencia de prensa

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Probablemente las has visto en la televisión, antes o después de un acontecimiento local o nacional de importancia. En el telediario hay un corto anuncio televisivo en el que aparece un portavoz rodeado por una multitud de reporteros que le hacen preguntas. Por tanto, sabes, más o menos, cómo se ve una conferencia de prensa.

Sin embargo, ¿qué es exactamente una conferencia de prensa? Una conferencia de prensa es una herramienta diseñada para generar noticias: particularmente, hechos reales y objetivos que pueden promoverla causa de la organización.

Imaginemos que una multitud de reporteros asiste a un evento que has organizado. Esto puede ser emocionante, y a la vez una importante oportunidad la empresa, fundacion u organización a la que estás vinculado o vinculada. Pero si nunca lo has hecho antes, organizar una conferencia de prensa, puede ser atemorizante. Pensemos que del resultado de la misma, la imagen de nuestra firma o la entidad que representamos, se puede ver positiva o negativametne afectada.

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Frente a notas de prensa o comunicados informales, una conferencia de prensa es una técnica adicional de los medios para ocasiones especiales, para cuando realmente se desea impresionar. Pensemos entonces,, ¿Por qué realizar una conferencia de prensa? Pueden darse varias situaciones que la generen:

  • Pensemos que una conferencia de prensa es interactiva, hay una relación de diálogo entidad-medios. Tras la exposición de información, se puede contestar a preguntas de la prensa, y enfatizar puntos que de otra manera no se podría hacer (por ejemplo con una nota de prensa no existe esa bidireccionalidad e interrelación).

  • Se puede anunciar un cambio o evolucion importante, y explicar así detalladamente, que proyectos hay en la empresa, y hacia donde se enfocan.

  • Se puede aclarar la posición del grupo o marca, si es que éste recibió algún tipo de publicidad negativa. Es por lo tanto muy útil en situaciones de crisis.

  • Además indicar, que en ocasiones se puede generar el tipo de noticia o publicidad, por el que de otra forma la empresa debería pagar una cantidad considerable de dinero vinculado a su presupuesto para comunicación. Por lo tanto realmente son una vía de ahorro aunque tengan unos costes de infraestructura y logística imputados al área de comunicación.


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Ante la decisión de generar una conferencia de prensa hemos de pensar que:

Antes de la conferencia, hemos de

  • Programar y calendarizar la misma, determinando el timing, planenado, por lo menos una semana o dos antes de la misma, los siguientes puntos:

  • El mensaje a transmitir: el cual debe resumirse en 3-5 puntos claves para la prensa (clros, concisos y concretos).

  • Programar la fecha y hora, cerciorándose que nuestro evento no entra en conflicto con otros acontecimientos importantes, que supongan la no asistencia de algunos medios de comunicación. Reseñar además que los martes, miércoles y jueves se consideran los mejores días para las conferencias de prensa.

    A nivel de timing, la mejor hora para programar la conferencia de prensa está entre10:00 y 11:00 de la mañana, para asegurar así la máxima cobertura de los medios. Si se programa para más tarde, nos arriesgaríamos a perder presencia en los medios y difusión, por ejemplo en la edición del noticiero que se realiza por la noche.

  • Elegir la ubicación o espacio: idealmente ha de ser un lugar céntrico, de fácil acceso, con estacionamiento suficiente, y preparado para las necesidades técnicas de los profesionales asistentes (tomas de luz con el voltaje preciso, conexión wi-fi sin coste y a alta velocidad, sonorización e iluminacion correcta de la sala….). Idoneamente se debería optar por un espacio que proporcione interés y esté en relación y sintonía con el tema a tratar; por ejemplo, en el caso de una presentacion médica una clínica local u otro sitio donde se estén realizando las actividades de las que se está hablando.

  • Eleccion y preparación de los participantes en la misma (ponentes), que expondrán la información de manera dirigida, idoneamente en discursos no muy largos, y evitando tecnicismos excesivos. Se recomienda a los ponentes ser claros, concisos y precisos. A ello añadir el incluir algún ejemplo del caso expuesto, que sea de ayuda a los profesionales de los medios para divulgar la información de manera más cercana y fácilmente comprensiva para los lectores u oyentes finales de los medios.

  • Contacto con los medios: crear una lista de correo de prensa, televisión, emisoras de radio, bloggers especializados.. a los cuales nos deseamos dirigir para que tengan conocimiento de la acción y del evento lo antes posible.

  • Previo al evento, se ha de preparar la sala, con espacio suficiente para los medios que hayan confirmado su asistencia, así como con espacio para posibles incorporaciones de ultima hora que acudan a Conferencia de Prensa. No olvidemos que son profesionales, que reciben múltiples invitaciones, y que acuden por trabajo, por lo que hemos de tratar hacer su labor lo más amena y ágil posible, facilitando los detalles que puedan ser necesarios (WI-FI, resumen Q&A, dosier especial para prensa físico pero tambien en formato on line, catering…). A ello sumar listado de nombres de los ponentes, con algunas fotografías recientes y de buena calidad así como detalles biográficos de los mismos.

  • Es muy importante tener un registro de asistentes con sus datos, que nos permita un posterior control de publicaciones, así como un seguimiento de la información o un envío de detalles extras de manera ágil y efectiva. Es muy recomendable un trato personal y directo con los asistentes, bien minutos antes o tras la Conferencia; ello ayudará a solventar posibles dudas así como generar un acercamiento de la entidad a los medios, “humanizando” así el acto.


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Durante la conferencia de prensa:

  • Seamos puntuales, no generemos retrasos. Iniciemos a la hora estipulada en la nota de prensa enviada, máximo con 5 minutos de retraso.

  • Seamos agradecidos, demos la bienvenida a todos los asistentes al evento e informemos de los ponentes que van a hablar, realizando una breve introducción de los mismos.

  • Recordemos el protocolo a seguir en la ubicación de los ponentes y miembros de la mesa de exposición.

  • Haga uso de medios propios para grabar el acontecimiento, de manera que evitemos depender de los medos de comunicación para obtener datos. Es de gran importancia el sonido a la par que la imagen, y por ende la luminosidad y sonorización correcta de los espacios que vayamos a utilizar (se han de haber realizado pruebas previas al respecto para evitar problemas y errores en la puesta en escena).

  • El evento ha de durar máximo unos 45 minutos, con un moderador que diriga la acción y unas exposiciones de 3-5 minutos máximo, de manera que evitemos que los asistentes desvíen su atención, y no estén tan atentos como desearíamos, a los comentarios que los expertos realizan.

  • Tras la exposición, si se ha pactado así, se ha de dejar un tiempo para ruegos y preguntas por parte de los profesionales, que serán dirigidas y reconducidas por el moderador. Estas han de ser parcialmente y en la medida preparadas en el dosier de Q&A, de manra que se sea con anterioridad como reaccionar ante preguntas que puedan crear problemas a la imagen de la marca o algún tipo de inseguridad.

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Tras la Conferencia de prensa, no debemos olvidar:

  • Contactar con los medios más importantes, ofreciéndoles nuestra ayuda profesional como Relaciones Públicas o miembros del área de Comunicación de la empresa que representamos, a fin de ampliar datos si así lo precisan, ofrecerles más fotografías o solventar alguna posible duda. Pensemos que este feedback es de gran ayuda para posteriores acciones que se generen.

  • Realizando una revisión del listado de asistentes, ha de analizarse que medios no acudieron y contactar con ellos a fin de ofrecerles el dossier de prensa del evento, de manera que les pueda ayudar en la confeccion de la información. Idealmete de ha de tratar de programar una entrevista entre un reportero y uno de los participantes – ponentes de la conferencia de prensa como alternativa a su “no asistencia”, si están muy interesados.

  • Generar un clippping de prensa y un archivo con la presencia en medios escritos, gráficos, radiofóncos, televisivos, así como presencia en redes sociales y canales on line. Recordemos que estos últimos, son de gran importancia hoy en día, dado el gran acercamiento global que realizan de la informacion (de ahí, entre otros, la importancia de invitar a bloggers de la temática que se va a tratar).

  • Sopesar el evento. Para nuestra mejora como profesionales de la comunicación, hemos de analizar detalles como ¿Qué estuvo bien en la misma? ¿Qué se habría podido hacer mejor o que faltó? y ¿cómo mejorar la siguiente conferencia de prensa que se llevará a cabo por parte de la marca? Reaccionar ante errores o carencias, es de sabios, y permiten mejorar y evolucionar de manera profesional.

 

Fuente de imágenes: Fotolia http://es.fotolia.com

Tags: medios de comunicación, conferencia de prensa, organización, coordinación, gabinete de comunicación, relaciones públicas.

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